Comment gérer ses devis dans l'ERP Clipper pour produire plus efficacement ?

Produire en fonction de la demande est un enjeu pour de nombreux industriels aujourd’hui. Ce choix se justifie notamment pour réduire les coûts de stockage, et est largement répandu chez de nombreux sous-traitants industriels des domaines de la mécanique, la tôlerie, l’usinage, le décolletage…. Cette méthode de fabrication en flux tiré nécessite une rigueur particulière dans la gestion des informations. Celles-ci doivent être justes, précises et fiables afin de pouvoir être réactif et faire face à l’urgence de la réponse. Dans ce cadre, l’ERP tient une place centrale car c’est lui qui va permettre de piloter l’ensemble du processus, de la saisie des devis à la livraison du produit fini. 

Clipper, ERP dédié aux TPE et PME industrielles, intègre une gestion des devis parfaitement adaptée à ce type de production grâce notamment aux devis techniques. Découvrons les éléments clés de ce module avec une attention particulière sur cette fonctionnalité, pensée pour être simple et rapide dans son utilisation, tout en étant fiable et conforme aux réalités de la production.

La gestion des prospects

En amont de la création des devis, l’ERP Clipper permet de créer ou d’importer vos prospects, indépendamment de votre base clients. Ces prospects peuvent être classés et triés selon des critères personnalisables par l’entreprise. Ensuite, la création de projets offre la possibilité de planifier des actions commerciales par représentant et avec un état d’avancement, dans le but d’assurer un suivi complet du prospect. Enfin, à la signature du bon de commande, le prospect est automatiquement basculé dans la base clients.

Exemple d’une fiche Prospect avec son projet associé

La typologie des devis dans Clipper

L’ERP Clipper offre la possibilité de créer 2 catégories de devis :

• Le devis simplifié : Le devis simplifié permet l’élaboration d’une offre commerciale à partir de prix déjà connus, basés sur un catalogue par exemple. Ce type de devis est généralement utilisé pour des produits standardisés, sans donnée technique et pour lesquels les coûts de revient sont déjà définis.
• Le devis technique : Indispensable pour une fabrication à l’affaire ou lors d’une première fabrication complexe, l’objectif du devis technique est de déterminer le prix de revient final. Pour cela, chaque élément composant le produit fini doit posséder une gamme et une nomenclature, un temps de fabrication unitaire et un prix de revient, préalablement renseignés. Cependant, il n’est toutefois pas nécessaire de générer des articles, même en cas d’arborescence technique complexe. Les données existantes ne sont ainsi pas polluées tant que le devis n’a pas été accepté par le client. A chaque niveau de l’arborescence, l’ERP Clipper offre la possibilité de vérifier ou de simuler la rentabilité du projet.

Exemple de création d’un devis technique avec l’arborescence du dossier technique

Côté planning, vous pouvez simuler et positionner les différentes étapes de production. Un diagramme de Gantt vous permet ainsi de visualiser dans le temps les différentes tâches et jalons du projet, puis d’en estimer le délai de fabrication final. Autre fonctionnalité intéressante, celle de la simulation du calcul des besoins appelés « réservatifs ». En d’autres termes, l’ERP Clipper analyse les stocks disponibles en fonction des éléments de la nomenclature du devis afin d’identifier quels seront les éléments à fabriquer et ceux à acheter.

Exemple d’un diagramme de Gantt associé à un devis technique

Les fonctionnalités annexes à la gestion des devis

La gestion des devis dans Clipper offre également un ensemble de fonctionnalités conçues pour gagner du temps et faciliter le quotidien des utilisateurs. Parmi elles, nous pouvons citer :

• La création d’éléments à partir d’un simple Glisser – Déposer,
• La possibilité de faire des demandes de prix auprès de vos fournisseurs et sous-traitants à partir de la nomenclature même si elle contient des composants qui n’ont pas été enregistrés en tant qu’article.
• La gestion des indices qui permet de faire évoluer un devis et d’historiser ses évolutions. Vous pouvez simplement revenir sur une version précédente et sur les commentaires associés.
• L’association de documents à chaque ligne de devis avec la possibilité de définir s’il est imprimable avec l’édition du devis.
• La relance des devis par email à une date d’échéance définie et l’historisation de ces relances (Nouveauté de la version 9).

L’édition des devis

Facilement personnalisable, l’édition des devis se paramètre directement dans Clipper sans passer par un éditeur d’états, souvent fastidieux à utiliser. La personnalisation peut se faire au travers de la bibliothèque de modèles, disponible dans Microsoft Word. Enfin, il est possible d’envoyer vos devis automatiquement par email avec un objet et un message préalablement paramétrés depuis Microsoft Outlook.

Focus sur les devis pour les industries du décolletage

Clipper propose des fonctionnalités sur la gestion des devis exclusivement dédiées à l’industrie du décolletage. Vous pouvez ainsi réaliser un devis totalement paramétrable afin de chiffrer avec précision, et rapidement les postes de charge nécessaires à l’établissement des devis mécaniques : tournage, reprise, montage, traitement, valorisation des déchets….

En conclusion, bien gérer ses devis, ce n’est pas uniquement communiquer le meilleur tarif possible. C’est également être capable d’avoir une vision juste et réaliste de ses ressources de production. L’atteinte de ce double objectif passera nécessairement par une fiabilité dans le traitement des informations, et l’utilisation d’un bon logiciel ERP !

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