Comment bien choisir son ERP ?

La mise en œuvre d’un projet ERP est un tournant pour toute entreprise. Toute l’activité d’une structure peut être impactée, de la production à la comptabilité en passant par les achats. Il est alors important de faire un choix d’ERP judicieux afin de bénéficier des impacts positifs de la solution sur la performance de votre entreprise.

Toutefois, cet investissement n’est pas anodin, c’est pourquoi le choix d’un logiciel ERP ne s’improvise pas. Sur un marché où les solutions logicielles ne manquent pas, il peut être difficile de s’y repérer. Dans votre décision, la praticité, l’ergonomie et les fonctionnalités de l’ERP sont autant de critères à prendre en compte. Bien qu’ils s’agissent de critères clés, le choix du futur outil de gestion ne doit pas uniquement reposer dessus. Voici les différentes étapes à suivre pour bien choisir son ERP.

Formaliser les exigences auxquelles doit répondre l’outil ERP

Avant de se demander quel ERP sera le plus adapté, il faut tout d’abord faire un état réel de la situation de votre organisation. Vous devez tenir compte de vos avantages, de vos faiblesses, de votre domaine d’activité pour comprendre ce dont votre entreprise a besoin. Posez-vous alors quelques questions : quels sont les points faibles de votre système actuel ? Est-ce que ces lacunes ont un impact sur vos ventes ou vos clients ? Quels sont les projets de votre organisation sur une période donnée ?

Cette étape suppose la réalisation d’un cahier des charges ERP. Ce document regroupe toutes les informations qui constituent une base importante dans le choix de la solution telles que votre secteur d’activité, vos méthodes de travail, les outils, le nombre d’utilisateurs, vos contraintes, votre vision à long terme, votre budget ainsi que tout autre détail qui vous semble utile.

À partir de ces éléments, vous pouvez déterminer les besoins réels, les qualités nécessaires et les fonctionnalités indispensables à votre futur ERP. En identifiant vos exigences, les fournisseurs de logiciels ERP seront en mesure de proposer des outils répondant à vos besoins organisationnels.

Comparer les fournisseurs pour optimiser le choix de son ERP

Le choix d’un ERP va également dépendre du futur prestataire. En effet, un fournisseur qui détient une réelle expertise dans votre secteur sera à même d’analyser finement vos problématiques et rendre un projet ERP plus efficace. Comparer les différents éditeurs-intégrateurs du marché n’est pas une tâche à négliger, voici quelques recommandations pour vous aider lors de votre recherche.

Les différents services: Au-delà de la solution, votre choix ne doit pas uniquement se baser sur l’ERP en lui-même, mais également sur les services qu’offre l’éditeur-intégrateur. Il s’agit ici de l’accompagnement, du service après-vente, du service client, de la maintenance, du conseil et de la formation. Être vigilant sur le profil du prestataire permet de choisir un futur interlocuteur disponible, à l’écoute et capable de répondre à toutes vos questions.
Les dernières innovations: Le logiciel ERP est-il évolutif ? À quel rythme sont faites les mises à jour pertinentes ? Ces questions sont nécessaires car le déploiement d’un ERP qui n’évolue pas ne permettra pas de répondre à tous vos besoins. En effet, un bon ERP doit être en mesure de s’adapter à l’inconnu et aux nouvelles technologies. Le choix d’un logiciel innovant qui effectue régulièrement des mises à jour présente un grand intérêt pour garder un avantage concurrentiel. Pour cela, veillez à la modularité et aux diverses possibilités de personnalisation du système ERP, afin qu’il puisse s’adapter à de nouveaux projets, de nouveaux produits, de nouveaux objectifs. Si la solution logicielle présente des limites en termes de flexibilité, il est conseillé de s’orienter vers un outil de gestion plus ouvert.

Les futurs développements proposés: La pérennité d’une solution se vérifie au niveau du produit lui-même, mais aussi au niveau du fournisseur qui va assurer le support sur plusieurs années. C’est pourquoi prendre connaissance des futurs projets de votre éditeur est essentiel. N’hésitez pas à poser des questions quant à sa vision stratégique et technologique sur le long terme.

Choisir un outil ERP sur la base d’une démonstration

Votre futur ERP doit offrir un environnement favorable aux prises de décisions de votre organisation. Il doit être suffisamment souple pour s’adapter aux besoins préalablement formulés. Pour cela, une fois les fournisseurs sélectionnés, la phase de démonstration d’ERP permet d’avoir une idée globale des fonctionnalités de l’outil et de mieux appréhender les services du prestataire.

Durant ce temps d’échange, certaines informations sont essentielles à recueillir pour bien choisir l’ERP : la solution est-elle bien « dimensionnée » à la taille de la structure ? L’expérience utilisateur du logiciel est-elle fluide ? L’outil est-il assez modulable pour accompagner ma croissance ? Quel est le niveau d’expertise du prestataire ? Comprend-il les besoins de votre domaine d’activité ?

Certains logiciels ERP s’adaptent à un spectre d’industrie large (logistique, ressources humaines, achats, production, stocks,…) et d’autres sont focalisés sur un secteur ou un métier spécifique. Les fonctionnalités d’un ERP doivent alors pouvoir répondre aux besoins immédiats de votre cœur de métier, mais ne doivent pas être les seuls arguments qui guident votre décision d’achat ERP.

En effet, il est important de mener une réflexion autour de scénarios envisageables de l’ERP concernant la stratégie de l’entreprise à moyen-long terme : l’ouverture d’un nouveau site de production, la mobilité des collaborateurs, l’accès à de nouveaux marchés… La solution logicielle sélectionnée doit accompagner l’organisation vers de nouvelles réalités.

Mesurer les coûts d’un projet ERP

Pour le choix d’un ERP, il faut également étudier les coûts associés. Il ne s’agit pas seulement de considérer les initiaux de l’intégration du logiciel, mais aussi de le voir comme un investissement à moyen-long terme.

Les coûts d’une solution ERP vont concerner :

Les achats de licences (ERP On-Premise) ou le coût mensuel (ERP Cloud)
Le déploiement de l’outil (installation, formation,…)
L’achat de modules supplémentaires
Le temps de l’intégration
Le support et la maintenance
Les futures évolutions spécifiques

Avec l’émergence de Cloud, il est important de vous interroger sur votre infrastructure informatique disponible et le type d’hébergement que vous prévoyez. Un logiciel ERP commercialisé en mode Cloud offre diverses opportunités telles que la flexibilité d’usage, l’interopérabilité, la sécurisation des données et l’investissement matériel moindre. Si vous faites le choix d’héberger l’ERP sur votre réseau, il faut s’assurer que vos infrastructures le permettent.

L’ensemble de ces coûts vous permet d’avoir une vision à long terme et de vous éclairer sur votre décision. Il peut être intéressant d’évaluer le retour sur investissement que vous attendez. Retenez que choisir un ERP devrait être un tremplin pour votre entreprise, afin de gagner en productivité et en performance.

Choisir son ERP est une tâche bien plus complexe que l’on ne l’imagine. Lors de la recherche de solution logicielle, les entreprises ont tendance à se tourner vers des éditeurs-intégrateurs d’outils généralistes disposant d’une forte notoriété. Pourtant, le choix d’un ERP orienté sur son secteur d’activité permet de bénéficier d’une solution prête à l’emploi plus efficacement et moins de développements spécifiques à prévoir. Pour la réussite d’un projet ERP, il est préférable de déployer un ERP évolutif et flexible, tout en se faisant accompagner d’un partenaire intégrateur qui sera en capacité d’enrichir le logiciel de gestion de modules adaptés à vos besoins.