Les fonctionnalités clés d’un ERP pour les activités de production

Lea Juin 2021
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Pour les TPE et PME dans les domaines de la sous-traitance et de la production, l’ERP constitue un outil fiable et centralisateur qui les aide à passer à la vitesse supérieure, ROI rapide à la clé. Mais que fait exactement un ERP, à partir de quelles données ? Tour d’horizon pour comprendre les principes et fonctionnalités qui régissent un ERP pour les PME industrielles.

Données techniques, le socle de l’ERP

L’ERP centralise et gère les données techniques qui serviront ensuite à calculer les différents ratios et indicateurs utiles pour piloter les flux de production. 

Ces données techniques, propres à l’entreprise, incluent les articles et familles d’articles qui entrent dans la fabrication des produits finis, et pour chacun, ses caractéristiques. Les données techniques recoupent également les postes de travail, les ateliers et les outillages sollicités en production. Ces éléments comprennent à la fois le matériel, les machines, mais aussi l’opérateur qui les utilise. Avec ces données, l’ERP rationalise le recours à tel outil ou telle compétence dans l’équipe pour optimiser les flux. Enfin, les données techniques engrangent les nomenclatures et les gammes qui délivrent respectivement la « recette » de fabrication, la liste d’outils à employer, alors que les listes de fabrication font la corrélation entre les deux.  

Des achats maîtrisés de bout en bout

Les achats doivent être minutieusement quantifiés, pour des questions évidentes de maîtrise des dépenses. À ce titre, l’ERP intervient pour suivre les besoins et les approvisionnements, les appels d’offres de fournisseurs, et pour faire un prévisionnel des achats. 

Sur tout le cycle d’achat, l’ERP prend la main pour automatiser et calculer les différents éléments dans les transactions. À commencer par la préparation des achats, avec la génération des demandes d’achats, la conversion des demandes d’achat en demandes de prix et la gestion des fournisseurs.

L’ERP enregistre ensuite les achats, leurs réceptions et factures respectives, et fait le suivi des dépenses engagées. Ces fonctions sont fondamentales pour gérer les budgets et l’impact des achats sur la trésorerie de l’entreprise. La solution se charge aussi de tout transférer en comptabilité, avec des données prêtes pour une ventilation par poste d’achat pour mieux évaluer ce que consomme l’entreprise pour faire tourner son activité et sa production.

Des stocks parfaitement calibrés

Des stocks pris en main par l’ERP sont synonymes d’efficacité. La solution recense les articles, leur lieu de stockage, leurs quantités. Du coup, à chaque commande, l’ERP sait allouer les bonnes pièces et mettre le niveau de stock à niveau en temps réel. 

Si cette capacité est essentielle en cours de production, elle l’est tout autant en termes d’anticipation. L’entreprise doit évidemment éviter toute rupture de stock, comme toute réserve dépassant ses capacités de stockage. En suivant les stocks en temps réel, l’ERP permet de réserver les articles requis pour des commandes passant bientôt en production, mais aussi d’établir un plan de capacité de stockage. Autrement dit, il guide des achats proportionnés aux besoins et à l’espace disponible.

Agilité et précision dans les ventes

Côté clients et prospects, l’ERP simplifie l’édition de devis, qu’ils soient simples ou techniques, et supervise, gère et enregistre les ventes et la facturation auprès des clients.

En termes de devis, l’ERP effectue une sélection rapide des articles et de leurs caractéristiques parmi les données techniques, l’utilisateur saisit un prix et une quantité, et l’ERP effectue tous les calculs. Selon le cas de figure, l’ERP accélère la manœuvre quand la duplication d’un devis suffit, ou permet d’entrer dans le détail si une nouvelle offre le nécessite. Mieux encore, à chaque devis, l’ERP associe les coûts de revient, les besoins et le planning, et gère aussi les alertes de relance des devis restés sans réponse.

Quand l’entreprise vend, son ERP la seconde pour accélérer les échanges et garder la main sur chaque détail. Notamment, la solution gère la base de données clients et prospects, ce qui permet d’éditer rapidement les différents documents sur mesure – commandes, livraisons, factures…  – sans besoin de ressaisie à chaque étape. Le tout est sauvegardé dans ses moindres caractéristiques – qui, quoi, quand, combien, etc. L’ERP est ensuite capable de croiser ces diverses caractéristiques à des fins de comptabilisation et d’analyse. 

Une fabrication finement orchestrée

Fabrication avec du métal

Le suivi de fabrication réalisé par un ERP permet de suivre précisément ce qui est consommé, ainsi que les délais requis d’étape en étape. Par exemple, sur une ligne de production, l’ERP va donner tous les indicateurs de cadence et permettre un pilotage très précis des volumes d’un poste à l’autre pour éviter les ralentissements.

Sa tactique : tout comptabiliser d’avance, puis à chaque étape. Dès le coup d’envoi, autrement dit les lancements et ordres de fabrication, l’ERP organise l’ordonnancement des tâches, c’est-à-dire leur suite logique, en assurant la disponibilité des différents outils et moyens sollicités. La solution assure aussi une gestion des ordres de fabrication (OF) prévisionnels en fonction des réservations, afin que toutes les ressources dont a besoin la production soient prêtes, au bon moment.  Gammes, nomenclatures, prix de revient de lancement : tout est suivi, enregistré, calculé. Même chose pour les temps, les consommés et le calcul des pertes.

La qualité sans faille

L’ERP effectue une gestion par lot de fabrication, ce qui permet une traçabilité précise de la source de chaque composant d’un produit fini. Conséquence : l’ERP permet une traçabilité ascendante et descendante de chaque lot de produits finis, avec une gestion des numéros de série. Il analyse au passage la performance des fournisseurs et produit une fiche d’amélioration de la qualité. De plus, l’ERP effectue l’enregistrement des revues de contrats pour assurer la concordance de la production aux attentes du client, il fait les calculs de cotation fournisseurs et gère les non-conformités des articles entrants dans la production.

Ce faisant, l’ERP favorise la maintenance, une dimension trop souvent négligée lors de la mise en place d’un ERP. Son contrôle qualité évite de démultiplier de futures tâches de maintenance coûteuses, et guide aussi l’entretien de l’outil de production pour le pérenniser à moindre coût. 

Pas d’aléas grâce à la planification

Anticiper est l’un des atouts maîtres de l’ERP. Pour fiabiliser les flux de production, commandes honorées et clients satisfaits à la clé, une PME industrielle doit éviter tout imprévu perturbant sa fabrication.

Un ERP détient de nombreuses fonctions d’anticipation. La gestion des aléas permet d’anticiper les imprévus, malgré certaines inconnues telles que la durée de vie de l’outil de production. De nombreuses autres fonctionnalités de l’ERP entrent en jeu pour planifier et anticiper. Parmi elles, on peut mentionner le calcul de lancements fermes et prévisionnels pour garder une longueur d’avance sur le planning de production, le plan de charges pour ajuster les temps et ressources impartis à un flux, le plan de production et d’approvisionnement pour disposer toujours des bonnes ressources en quantités suffisantes.

Il existe d’autres fonctionnalités de planification dans lesquelles l’ERP module les notions de capacité finie ou infinie, selon des critères tels que le temps disponible, la capacité d’un outil, d’un espace de stockage … À chaque fois, l’entreprise peut les adapter à sa situation, de quoi rationaliser les flux de production à venir, sans temps mort ou perte de ressources.

Un ERP spécialisé dans la production n’a pas encore dit son dernier mot avec toutes ces fonctionnalités incontournables. Il va aussi proposer des fonctionnalités de communication, de GED, de comptabilité, d’analyse et de reporting… Il s’agit donc d’un outil complet qui, sur tous les fronts, seconde les équipes pour travailler de façon optimale. 

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