Les services associés au projet ERP

S’équiper d’un ERP est une démarche de développement stratégique au sein d’une organisation, qui implique différentes phases pour sa bonne réalisation. De la préparation du projet, à l’intégration jusqu’au développement, un projet ERP doit être correctement mené par une équipe dédiée, pour veiller au bon fonctionnement de l’ERP dans le contexte réel. Face aux enjeux actuels et futurs de l’entreprise, la solution ERP doit en permanence être alignée à vos objectifs. Une fois intégré durablement dans le quotidien de l’entreprise, l’outil se présente comme un levier de performance et pérennise votre investissement.

Pour donner au projet ERP toutes les chances de succès, divers facteurs sont à prendre en compte : le choix de la solution elle-même, le partenaire choisi, l’implication de l’entreprise et de ses collaborateurs ainsi que les services associés à l’ERP . En veillant à suivre les étapes pour la mise en place de votre projet ERP et en s’entourant d’un partenaire de confiance , l’apport d’un ERP au sein de l’entreprise sera bénéfique pour son développement.

Un audit de l’existant pour déterminer les enjeux du projet ERP

Avant le déploiement d’un logiciel ERP, il faut réaliser un audit de la situation actuelle de l’entreprise. Cette étape permet d’analyser toutes les pratiques et usages pour faire un état des lieux des besoins et des problèmes des différents services. Durant l’audit, chaque processus, flux, méthodes, données et outils utilisés sont identifiés. Grâce à cette cartographie, l’entreprise peut déterminer ses priorités ainsi que les attentes de ses collaborateurs face à ce projet ERP.

C’est une étape importante de la gestion d’un projet ERP, car elle permet de recenser toutes les problématiques actuelles auxquelles la nouvelle solution ERP devra répondre. L’audit est la base d’étude de données sur laquelle l’équipe en charge du projet et l’éditeur-intégrateur s’appuieront pour la bonne mise en place de la solution ERP. Ne négligez pas la réalisation de l’audit, car la réussite d’un projet ERP dépend souvent de la qualité de vos informations et de vos données.

Le déploiement d’un nouvel ERP nécessite en effet la reprise de vos données existantes, une phase critique du projet. Compte tenu de la multiplicité des sources et du format des données, la migration de ces données est une étape qui peut être plus ou moins complexe. Elle consiste à recenser toutes les données des divers services (commandes, factures, stock, fichiers clients et fournisseurs, produits,…) pour les injecter dans la nouvelle solution. Pour la réussite du projet ERP, il est important de travailler sur une base de données saine pour éviter d’utiliser des informations obsolètes ou contenant des doublons.

Le déploiement ERP : une opération supervisée par votre partenaire

Le déploiement de la nouvelle solution est une étape sensible , dont dépend la bonne réussite du projet ERP. Pour assurer un suivi de l’intégration, l’entreprise doit confier la tâche à une équipe projet qui sera accompagnée du partenaire éditeur-intégrateur. Ensemble, ils vont s’assurer que les paramétrages de la solution soient en accord avec le contexte, les problématiques et les enjeux de l’entreprise.

Le paramétrage

Dans cette étape de paramétrage, le partenaire éditeur-intégrateur accompagne l’entreprise dans la personnalisation des fonctionnalités. Ces paramétrages doivent être en accord avec les spécificités de l’activité, les besoins exprimés dans le cahier des charges ainsi que les autres solutions applicatives déjà mises en place (CRM, GMAO, MES, …). Il est important de trouver un point d’équilibre lors de la personnalisation et des développements spécifiques, afin d’éviter d’avoir à maintenir une solution trop complexe.

Le recettage

Avant la mise en service de la solution dans l’entreprise, l’équipe projet va tester l’ERP pour valider la conformité des paramétrages réalisés. Cette étape de test, appelée recettage, consiste à mettre la solution à l’œuvre dans des scénarios d’usage réel. Toute anomalie ou défaut relevés durant les tests peuvent être corrigés avant le déploiement de la solution.

Le choix de l’hébergement

Selon le projet ERP, l’installation de la solution peut se réaliser sur deux modes d’hébergement. Un ERP on-premise est un logiciel de gestion installé localement sur les serveurs et les postes utilisateurs de l’entreprise.

Un ERP en mode Cloud est un hébergement externalisé nécessitant une connexion Internet pour accéder aux applications. Dans ce cas, le partenaire éditeur-intégrateur est en mesure de configurer les paramètres appropriés pour l’hébergement.

La mise en service

À l’issue de la phase de test, la mise en service de l’ERP au sein de l’entreprise est lancée. Elle peut être réalisée soit en une seule fois ou de façon simultanée, en mettant en service les fonctionnalités prioritaires. L’entrée en service de l’ERP implique certaines contraintes d’organisation de l’entreprise. Il est nécessaire d’anticiper d’éventuels arrêts d’activité et d’assurer une bonne communication interne au cours de l’opération.

Durant le déploiement du projet ERP, le prestataire accompagne l’entreprise pour faciliter l’appropriation de l’outil et aider les utilisateurs à se familiariser avec une nouvelle façon de travailler. Après quelques semaines d’utilisation, il est essentiel de recueillir les retours d’expérience, les éventuelles failles et procéder aux ajustements nécessaires des paramétrages.

La formation

Un des principaux objectifs dans la réussite du projet ERP est l’adoption de la solution par l’ensemble des collaborateurs. Pour une appropriation optimale de l’outil, le prestataire assure une communication régulière ainsi que des sessions de formation . Le dispositif d’accompagnement des utilisateurs doit aussi mettre à disposition des supports complémentaires et facilement accessibles tels que des guides pratiques, de la documentation sur le produit, des webinaires ou des mémentos.

L’amélioration continue : une solution performante sur la durée

Une fois l’intégration de l’ERP terminée, il est intéressant de réfléchir à l’évolution du projet dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue. L’objectif est de garantir la productivité et la performance de l’entreprise dans la durée. En effet, une entreprise peut diversifier ses activités ou alors augmenter ses effectifs, de multiples scénarios sont envisageables. Se faire accompagner dans l’après-projet ERP est important afin d’adapter la solution aux nouvelles demandes des utilisateurs, au déploiement d’une nouvelle stratégie d’entreprise ou face à d’éventuelles nouvelles procédures.

Pour garantir la disponibilité des applications pour les utilisateurs, le prestataire éditeur-intégrateur doit pouvoir assurer la maintenance et le support au quotidien auprès de l’entreprise. Ces services permettent d’assurer un usage pérenne de l’ERP et d’en tirer le meilleur parti. Pour perfectionner son ERP, l’entreprise peut projeter un élargissement fonctionnel.

L’entreprise bénéficie également d’un service support par l’éditeur qui propose des mises à jour régulières, qui pourraient peut-être justifier une montée en version de la solution. Dans cette démarche d’amélioration continue, votre partenaire qui vous a accompagné tout au long du projet ERP, sera de bon conseil pour vous aider à faire évoluer votre entreprise.

Selon votre secteur d’activité et vos enjeux, un projet ERP doit être adapté à votre contexte d’entreprise. Pour sa bonne réussite, ne négligez aucune étape, y compris lorsque le déploiement sera terminé. Entourez-vous d’un partenaire de confiance qui saura jouer un rôle de conseil et de soutien tout au long du projet ERP. Une entreprise entièrement investie dans le projet ERP saura exploiter le potentiel de la solution et profiter pleinement de ses services associés. C’est pourquoi, la qualité de la préparation interne et la capacité à fédérer les collaborateurs autour du projet est primordial pour la bonne mise en œuvre du projet ERP.