Comment réussir la mise en place de son ERP ?

Déployer une solution ERP est un projet d’envergure qui impacte l’organisation d’une entreprise, sollicite de nombreuses personnes, et ce, sur plusieurs mois. Pour réussir l'intégration d'un logiciel de gestion, le projet doit être préparé minutieusement. Une résistance au changement, des coûts élevés, une organisation inadaptée… sont de potentiels obstacles qui peuvent freiner le succès d’une implémentation ERP.

Alors, comment faire pour relever ce défi ? La réussite du déploiement d’un ERP nécessite de prendre en compte différents aspects en amont et en aval du projet. Cela demande une réflexion rigoureuse de la part de l’entreprise afin de faire les choses dans le bon ordre et de prendre en considération aussi bien les attentes, les usages et les collaborateurs.

La préparation du projet : établir un diagnostic de l’entreprise

Avant d’amorcer tout projet d’intégration d’un ERP, la phase d’étude permet de relever les problématiques et les usages auxquels la solution devra répondre de manière efficace. Pour comprendre l’état actuel de votre organisation, faites le point sur les pratiques, les méthodes de gestion, les outils actuels…grâce à un audit. Cet état des lieux implique de se poser les bonnes questions :

Comment est structurée l’entreprise ? Les outils en place répondent-ils encore aux besoins de le société ? Sont-ils en mesure d’accompagner sa croissance à long terme ? Quels sont les différents flux d’information existants ? Quels sont les processus métiers impliqués ? Quelles sont les problématiques auxquelles font face les collaborateurs au quotidien ? Quels sont les délais attendus pour le déploiement d’un nouvel outil ? Quel est le périmètre fonctionnel souhaité ?… Autant de questions qui permettent de cadrer clairement le projet et d’établir un cahier des charges cohérent.

Faire un choix de logiciel pertinent

S’il existe de nombreuses solutions logicielles ERP sur le marché, toutes ne seront pas adaptées à vos enjeux. Lors de vos recherches, il est important de rester aligné avec votre diagnostic afin de ne pas se disperser. Vous devez prendre en compte plusieurs éléments, à commencer par le type de logiciel de gestion qui saura combler vos attentes métiers, fonctionnelles et techniques.

Un ERP généraliste ou un ERP spécialisé : quel est le plus pertinent pour votre usage ? Selon le secteur d’activité, il peut être préférable d’opter pour un ERP dit généraliste ou un ERP vertical qui s'adapte davantage aux problématiques de votre secteur.
Un ERP en mode Cloud ou On-premise ? Un ERP full web fonctionnant par abonnement sera moins coûteux et facilement accessible par une connexion Internet. Pour ceux qui souhaitent acquérir le logiciel, il est possible d’opter pour une installation d’un ERP sur votre infrastructure avec l’achat de licence.

Le choix du mode de déploiement de la solution va être en lien avec les enjeux de votre projet ERP. De ce fait, il faut à nouveau se poser les bonnes questions : quelle couverture fonctionnelle est proposée par l’outil ? Offre-t-il la facilité d’utilisation et l’ergonomie attendue ? La technologie de l’application est-elle en phase avec les perspectives d’évolution de l’entreprise ? Quel est le niveau de maintenance proposé ? Quels sont les coûts engagés pour déployer la solution logicielle ?

L’implication de l’entreprise dans la mise en œuvre d’un projet ERP

Un projet ERP est un investissement en temps et humain qui peut durer plusieurs mois voire une année. Pour le mener avec succès, il est essentiel de constituer une équipe dédiée capable de se consacrer à 100 % à sa mise en œuvre et d’impliquer l’ensemble des collaborateurs dès le départ.

Constituer une équipe projet

Pour piloter l’intégralité du déploiement de la solution logicielle, l’entreprise doit définir une équipe référente constituée de 2 à 3 collaborateurs aux profils complémentaires et aux rôles bien définis afin de garantir la cohérence du projet.

Impliquer la direction et les utilisateurs

La réussite d’une implémentation va également dépendre de l’adhésion de la direction et des collaborateurs au projet. Pour éviter toute forme de réticence face aux changements organisationnels, l’implication et la communication sont de mise. Il est important d’être à l’écoute des besoins et des attentes des salariés car c’est grâce à ces informations que l’outil de gestion pourra être le plus abouti.

Choisir un prestataire apte à accompagner le projet

Nous pouvons constater que le facteur humain a une importance capitale dans la réussite d’un projet ERP. Pour le bon déploiement de l’outil de gestion, il est primordial de s’entourer d’un prestataire qui sera à la fois expert, mais également à l’écoute de vos besoins. Puisque qu’un projet ERP est un investissement sur le long terme, l’éditeur-intégrateur choisi devra être en mesure d’accompagner l’entreprise sur plusieurs mois. Le choix du fournisseur peut être alors basé sur son expertise dans le secteur d’activité, ses références, sa vision stratégique et technologique, sa capacité à comprendre le besoin métier ainsi que sa disponibilité et la qualité de son service.

Que faire après l’implémentation du système ERP ?

Une fois que le nouvel outil de gestion est opérationnel, il faut veiller à ce que les utilisateurs suivent la bonne formation et à faire évoluer la solution au même rythme que votre entreprise afin de tirer pleinement profit de ses capacités.

Accorder du temps à la formation des utilisateurs

L’implémentation d’un projet ERP va bouleverser l’ensemble d’une organisation de l’entreprise, mais aussi les usages des collaborateurs. En effet, ceux-ci devront modifier leurs méthodes de travail, ce qui peut être un frein à l'adoption de la solution logicielle si la formation n’est pas réalisée en bonne et due forme.

Pour éviter d’affecter la réussite de la mise en œuvre du projet ERP, l’entreprise doit préparer ses salariés au changement à l’aide d’une bonne communication, d’une implication des collaborateurs à différentes phases du projet mais aussi d’une formation approfondie. Gérée par l’éditeur-intégrateur, la formation permet de faire adhérer progressivement les utilisateurs au nouveau logiciel. Cette étape essentielle au bon déploiement de l’outil facilitera l’appropriation et l’exploitation optimale de l’ERP.

La comparaison des résultats observés avec les objectifs définis en amont du projet permet à l’entreprise de s’assurer de la réussite du projet ERP et de pointer les éventuels écarts. En effet, pour maintenir la solution dans le temps, il ne suffit pas seulement de mesurer les données, mais également d’apporter les ajustements nécessaires.

Mesurer les résultats induits du projet

Pour améliorer continuellement la solution logicielle mise en place, il est important de se pencher sur les résultats du projet. L’idée consiste à évaluer les bénéfices générés par le projet ERP que ce soit en termes de réduction des coûts ou encore d’amélioration de la productivité. Pour mesurer la réussite de l’implémentation d’un projet ERP, l’entreprise doit définir des indicateurs de performance adaptés à chaque métier tels que l’évolution de la productivité des salariés, l’évolution des délais de livraison, le taux de rotation des stocks…

La réussite de la mise en œuvre d’un ERP ne dépend pas seulement de la solution logicielle choisie, mais également de son acceptation dans l’entreprise et du suivi de bonnes pratiques afin d’obtenir un résultat optimal. S’équiper d’un outil ERP est un projet long qui implique à la fois un investissement humain et financier. Son succès repose sur son adoption et son usage qui permettent à l’entreprise d’en tirer tous les bénéfices dans ses opérations au quotidien.

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