Qu'est-ce qu'une solution ERP ?

Un système ERP : définition

Un ERP, traduit par Progiciel de Gestion Intégré (PGI), est une solution logicielle de gestion des ressources de votre entreprise. Cet outil relie une multitude de processus métier (comptabilité, production, gestion commerciale, achats, stocks, gestion de projets) à une base de données centrale et les fait communiquer entre eux.

Regroupant un ensemble de fonctionnalités, ce système de gestion intégré permet à l’entreprise de piloter son activité dans sa globalité. Un ERP a pour objectif de vous aider à optimiser tous vos processus opérationnels, des approvisionnements, à la chaîne de production, jusqu’au service après-vente. Il offre ainsi une meilleure planification des ressources, une réduction des coûts et une amélioration de la productivité.

C’est un outil complet, polyvalent, mais parfois complexe, c’est pourquoi le choix de la solution et son implémentation demande une certaine réflexion. Aujourd’hui, il existe un grand nombre d’ERP avec différents avantages, différentes licences et différentes fonctions. Certains sont spécialisés dans des secteurs industriels spécifiques et d’autres sont plus généralistes et s’adaptent à toute entreprise. Les systèmes ERP sont des applications complètes et intégrées soit sur votre réseau soit dans le Cloud. Quel que soit le cœur de métier, la taille ou encore la stratégie de votre entreprise, vous trouverez la solution ERP adaptée à vos besoins et vos objectifs.

ERP vs CRM : quelles différences ?

Une solution ERP : comment ça marche ?

En collectant les données issues de plusieurs départements ou services, la solution ERP centralise ces informations dans une base de données unique, rendant ainsi la duplication de données inutile tout en garantissant l’intégrité de celles-ci. De cette manière, tous les processus opérationnels sont liés entre eux et regroupés au sein d’un même outil. Dans ce cadre, l’ajout, la modification ou la suppression d’une donnée au sein du système de gestion aura un impact sur le système d’information dans son ensemble.

Ce type de logiciel de gestion est conçu autour d’une architecture informatique unique qui possède une base de données commune. Cela permet d’assurer que toutes les informations utilisées à l’échelle d’une entreprise sont normalisées et fiables. Toutes ces données sont ensuite interconnectées et diffusées plus largement au travers des divers départements (service financier, ressources humaines, vente, marketing, production…). L’ERP grâce à son référentiel de données centralisé, sécurise et rend accessible l’information auprès de tous les collaborateurs.

Via le regroupement des données dans le système de gestion, l’entreprise à la possibilité d’optimiser ses processus, d’améliorer les flux de travail et la collaboration entre services, ce qui se traduit par une meilleure productivité et une performance accrue. Au sein de l’outil ERP, vous disposez de tableaux de bord qui donnent accès à des indicateurs de gestion ou encore à des reportings. La direction détient alors une vision à 360° de l’activité qui lui permet de prendre les meilleures décisions stratégiques.

Comment fonctionne un logiciel ERP ?

Comment une solution ERP soutient le développement d’une entreprise ?

La centralisation des flux et des données dans la solution logicielle permet à chaque collaborateur de se concentrer sur ses tâches opérationnelles en toute confiance. Une meilleure organisation, un gain de temps, une meilleure rentabilité sont autant de bénéfices qu’offre la mise en place d’un outil de gestion.

Une organisation plus rapide

L’intégration d’un outil de gestion raccourcit les cycles de gestion, accélère la prise de décision et diminue ainsi le time to market. L’entreprise est de manière générale en mesure de réagir plus efficacement aux évolutions de son secteur d’activité et de son environnement.

Des services plus communicants

La transparence des opérations et le partage fluide d’informations rapprochent les services. Le système de gestion rend l’entreprise plus ouverte favorisant ainsi la collaboration et la transversalité. Une solution ERP ouverte intègre également les nouvelles méthodes de travail telles que des équipes de vente mobiles, des collaborateurs en télétravail, des stocks distants… dans une infrastructure cohérente.

Des opérations plus efficaces

L’ERP permet à toute entreprise d’optimiser les services opérationnels de son organisation, d’aligner les pratiques et de généraliser la traçabilité des diverses opérations afin de la rendre plus efficace au quotidien. L’ensemble des utilisateurs sont informés en temps voulu des opérations en cours, des actions à réaliser, des manquants, des écarts par rapport au prévisionnel ainsi que des résultats.

Une expérience client améliorée

Grâce à une information disponible à tout moment, l’ERP offre au service commercial la possibilité d’enrichir le contenu de la relation client (données client, historique des ventes…) et d’assurer un service client plus réactif. En effet, ce type de logiciel intègre une Gestion Électronique des Documents (GED), une connectivité avec d’autres applications (CAO/FAO, Finances, BI…) et de puissants outils d’aide à la décision favorisant ainsi l’initiative au plus près du terrain.

En savoir plus : Comment bien choisir son logiciel ERP ?

L’intégration de la solution : réussir son projet ERP

Ce n’est pas une surprise, avec un outil aussi complexe dans une petite ou grande structure, l’ERP peut demander une expertise et du temps pour parvenir à une implantation réussie. Le déploiement d’une solution de gestion ERP demande généralement plusieurs mois de préparation, incluant le paramétrage, le développement d'éventuelles applications spécifiques et la formation des collaborateurs.

Fonctionnant en mode Cloud ou non, quelle que soit la configuration de la solution retenue, il vous faudra un prestataire ERP expert, préparé à vous aider, et une équipe compétente qui vous entoure. En effet, l’éditeur-intégrateur sélectionné doit être en mesure de comprendre et d’être à l’écoute de toutes les problématiques et besoins liés à votre secteur d’activité. Son expertise, ses références et sa pratique feront la différence dans le processus de déploiement de la solution.

Moteur de changement, le succès d’un projet ERP repose également sur l’acceptation de la solution par les collaborateurs. Une fois l’outil intégré, la mise en place de formations personnalisées est indispensable pour que les utilisateurs s’imprègnent, comprennent et se sentent à l’aise avec ce nouvel outil afin que l’ERP soit une partie intégrante de l’entreprise.

Aujourd’hui, la rapidité d’intégration est une condition de l’efficacité d’une solution ERP, c’est pourquoi de nombreux fournisseurs proposent des logiciels plus intuitifs et plus en phase avec les nouveaux usages pour une intégration plus fluide, en mode agile.

Avec l’intégration d’une solution ERP, l’entreprise peut améliorer ses bonnes pratiques métier et optimiser ses processus à mesure que le logiciel évolue. Une fois l’outil déployé, les utilisateurs bénéficient d’une compréhension complète et en temps réel des activités, non seulement les décisionnaires, mais aussi dans les entrepôts, dans l’atelier et dans les différents départements de l’entreprise. Le choix d’une solution de gestion conçue avec les technologies d’aujourd’hui rend l’entreprise, au-delà de la performance, flexible et innovante.

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