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Comment bien rédiger son cahier des charges ERP ?
Qu'est-ce qu'un progiciel de gestion intégré ?
PGI : de quoi s’agit-il exactement ? Pourquoi choisir ce logiciel de gestion ? Quels sont les avantages de cette solution logicielle, notamment pour les entreprises industrielles ?
Face aux enjeux de transformation digitale, les entreprises industrielles doivent aujourd’hui prendre en compte des facteurs d’innovation pour disposer d’agilité dans la gestion de leurs activités et ainsi rendre leurs organisations plus compétitives sur le marché. Parmi les outils qui existent pour gérer l’organisation des entreprises, le Progiciel de Gestion Intégré s’impose comme une solution incontournable.
S’inscrivant dans une logique de digitalisation mais aussi d’optimisation du pilotage des processus, le progiciel de gestion intégré, plus communément appelé ERP, octroie une centralisation des données pour une meilleure gestion des activités et une réactivité à toute épreuve.
Plutôt que de se doter de plusieurs solutions logicielles pour répondre à chaque activité ou service de son organisation, ce progiciel fournit une solution de gestion globale et s’impose comme l’un des piliers de la numérisation des entreprises. S’équiper d’un PGI permet donc de se concentrer sur son cœur de métier et de bénéficier d’une vision stratégique pour prendre des décisions éclairées sur les activités industrielles.
PGI : de quoi s’agit-il exactement ? Pourquoi choisir ce logiciel de gestion ? Quels sont les avantages de cette solution logicielle, notamment pour les entreprises industrielles ?
Progiciel de Gestion Intégré : Définition
Un Progiciel de Gestion Intégré (PGI), traduit par ERP (Enterprise Resource Planning), est un système d’information composé d’une série de fonctionnalités dédiées à la gestion de l’entreprise. Le PGI, dans le cadre d’une entreprise industrielle, intègre l’ensemble des fonctions inhérentes à son activité : la gestion des stocks, la gestion de production, la gestion commerciale, la comptabilité, la qualité, les achats, les approvisionnements…
Le premier intérêt de cette solution de gestion de processus réside dans la centralisation des données de l’entreprise. Au sein d’une base de données unique, le système ERP traite les informations de manière homogène afin d’offrir une visibilité et une transparence au niveau de l’organisation.
Les atouts du PGI : pourquoi l’utiliser dans une entreprise industrielle ?
Conçu pour plus de simplicité, de connectivité et de sécurité dans les opérations de gestion des processus, le progiciel devient un véritable socle de gestion offrant ainsi à l’entreprise de nombreux avantages.
La communication
Le progiciel de gestion intégré est un outil qui facilite l’accès aux données de l’entreprise pour une gestion des tâches des collaborateurs et un pilotage de l’activité plus efficace. Pensé pour les utilisateurs et les nouveaux usages mobiles, le système ERP garantit une meilleure communication dans l’ensemble de services et une transmission des informations entre les collaborateurs fluidifiée.
La modularité
Certains PGI étendent leurs services pour répondre à un plus grand nombre d’entreprises, tandis que d’autres se sont spécialisés dans un secteur d’activité en particulier. Dans le cas d’une solution orientée métier, le PGI développe des fonctionnalités spécifiques pour proposer une offre sur mesure. Un avantage considérable pour les industriels qui peuvent ainsi choisir les modules et de les faire évoluer selon des problématiques et métiers précis notamment la planification, la gestion de production, la maintenance ou encore les stocks et inventaire.
L’adaptabilité
Face à l’environnement changeant émanant d’une activité de production, le progiciel de gestion est un outil flexible qui favorise la réactivité des industriels, notamment lorsqu’il s’agit de faire face à des imprévus. Il est essentiel de pouvoir s’adapter en temps réel aux variations de l’activité.
L’anticipation
Grâce à ses outils de reporting et ses indicateurs, les PGI permettent d’avoir une vision à 360° des processus et des flux de travail en temps réel. Cette vue globale de l’activité améliore l’anticipation à plusieurs niveaux : la fiabilisation des flux de production, la prise en charge des commandes à temps, le respect des délais de livraison…Ces logiciels sont essentiels au bon fonctionnement d’une PME ou grande entreprise industrielle afin d’éviter tout imprévu pouvant perturber la production.
Les limites d’un PGI : quelles sont-elles et comment les contourner ?
L’implémentation d’un tel système de gestion peut présenter certains points de blocage, notamment pour les PME industrielles.
La rigidité de la solution
Il peut être parfois reproché au PGI de manquer de souplesse et d’adaptabilité. Pour contourner un système parfois trop rigide, il est indispensable dans un premier temps de choisir une solution axée sur ses besoins réels. Toutes les fonctions d’un PGI doivent être étudiées en rapport avec les processus métiers de l’entreprise au sein d’un cahier des charges précis. Certains PGI sont plus ou moins paramétrables par les utilisateurs ce qui permet à chacun de configurer la solution suivant ses tâches.
Les délais d’implémentation
Un déploiement complexe, voire onéreux, peut être un frein face à la volonté d’intégrer un PGI. Dans le cas d’une entreprise industrielle, le choix d’une solution pré-paramétrée avec des modules ciblés et précis, le degré de personnalisation sera moindre qu’un outil généraliste, offrant ainsi un déploiement plus rapide.
Pour éviter une mise en œuvre difficile, rien de tel que d’anticiper en amont ses problématiques métiers, d’impliquer les équipes et de communiquer sur toutes les étapes du déploiement.
Il peut être intéressant de s’orienter vers un ERP Cloud, qui implique un système de stockage et d’hébergement des données à distance, sur des serveurs tiers. La solution Cloud garantit un déploiement rapide ainsi qu’une mutualisation des coûts, notamment en termes d’hébergement et de maintenance des données.
La complexité de prise en main
Une autre limite d’un PGI réside dans l’aspect parfois peu intuitif du progiciel. En effet, le progiciel de gestion intégré est une solution complexe qui implique un certain temps d’adaptation, avant que les utilisateurs deviennent pleinement autonomes. Au-delà du choix d’une solution métier plus simple à prendre en main, l’accompagnement de l’éditeur-intégrateur aidera considérablement pour cette étape. S’entourer d’un prestataire qui bénéficie d’une forte compréhension et expertise du secteur industriel et de ses contraintes permet de bénéficier d’une formation à l’outil adéquate, pour une prise une main plus intuitive par les utilisateurs.
Aides à la prise de décision, transparence et traçabilité des opérations, temps de marché réduit, adaptation aux évolutions…autant d’avantages propres au PGI qui participent à la performance des entreprises industrielles. Le choix d’un PGI et la mise en œuvre d’un tel progiciel engage souvent l’entreprise sur une longue durée et présente un changement considérable dans l’organisation. Ce projet ne doit pas être pris à la légère. Flexibles, ouverts et modulables, les progiciels de gestion intégrés sont plus que jamais des solutions puissantes dont toute entreprise industrielle doit se doter pour croître et se développer.
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