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23 oct. 2023
GED & ERP : la dématérialisation pour renforcer ses processus
CLIPPER ERP, le logiciel de digitalisation qui permet aux industriels de traiter leurs informations et documents de façon centralisée et collaborative.
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L’ERP est aussi une solution d’EDI des flux transactionnels
Dans un contexte concurrentiel et sous tension, les PMI doivent développer leur réactivité pour saisir les opportunités d’affaires. Se positionner rapidement face à la demande d’un client nécessite entre autres de communiquer rapidement avec son écosystème de fournisseurs et sous-traitants. L’EDI, Echange de Données Informatisé, contribue à cette réactivité en numérisant les transactions entre parties prenantes. Intégré au logiciel GPAO ou à l'ERP et conjugué à ses capacités d’analyse, l’EDI offre de nombreux avantages d’efficacité et de compétitivité.
L’EDI établit un échange de données informatisé et, logiquement, automatisé entre sites industriels. Commandes fermes et prévisionnelles, ventes, bordereaux de livraison, facturation : l’EDI accélère les flux transactionnels et facilite les imports et exports de fichiers sans passer par des étapes manuelles de saisies fastidieuses et sources d’erreur. Incontournable dans une activité en pleine transformation numérique, l’EDI va de pair avec la GED, la Gestion Electronique des Documents.
L’EDI, levier des échanges dans l’écosystème industriel
Les PMI opèrent dans un écosystème dense de parties prenantes incluant donneurs d’ordre et sous-traitants. Elles peuvent chacune endosser ces rôles simultanément selon leur position dans la chaîne sectorielle. Elles gèrent donc de nombreux flux transactionnels parallèles qui finissent par générer une activité à part entière non négligeable.
Au cœur de ces échanges, l’EDI fonctionne avec des formats normalisés de données. Il permet ainsi à toutes les entités d’établir une compatibilité autour de protocoles pour communiquer, qu’elles fassent ou non partie de la même entreprise. En back office, la GED prend en charge la collecte des informations sur les pièces les plus critiques. Elle les enregistre, ainsi que toutes leurs modifications telles que plan d’une pièce, statut, composants, nouvelles cotes, compétences et peut restituer le tout à des fins de conformité.
L’EDI permet d’aller plus loin et de connecter directement les systèmes d’information d’un donneur d’ordres et d’un sous-traitant. Cette connexion permet une coordination imbattable de leurs productions respectives en termes de rapidité et de précision. L’EDI livre alors tout son potentiel en permettant d’enregistrer immédiatement une commande reçue, d’en émettre une autre auprès d’un fournisseur et de répondre ainsi au plus vite à la demande d’un client. Toute la chaîne d’approvisionnement bénéficie de cette fluidité.
EDI et ERP : comment ça marche ?
L’ERP est une solution de communication majeure qui fédère les flux numériques, les données et les informations issus des opérations. Les données transactionnelles échangées avec un sous-traitant ou un fournisseur passent forcément par l’ERP qui va les traiter pour les répercuter concrètement sur la chaîne de fabrication.
De façon logique, l’EDI fait partie des capacités incluses dans le champ fonctionnel d’un ERP pour réceptionner, extraire et intégrer les données des fichiers reçus de l’extérieur. En d’autres termes, l’ERP est aussi une solution d’EDI. Il intervient à ce titre en amont d’une commande comme en aval, gère les informations entrantes et sortantes échangées avec les parties prenantes de l’entreprise. Mais à la différence des messages structurés de l’EDI, l’ERP ajoute les capacités d’analyse et de calcul qui lui sont propres pour traiter les données. Ainsi, EDI et ERP se complètent parfaitement pour traiter et transférer les données.
Voici quelques exemples des avantages qu’apporte la combinaison des fonctionnalités EDI, GED et ERP industriel :
- L’utilisation de l’EDI permet de libérer des ressources pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, cet accélérateur de flux de données permet de finaliser dans une journée des transactions qui, exécutées manuellement, prennent plusieurs jours.
- Les données échangées deviennent plus fiables, en particulier parce qu’elles sont en conformité avec les bases de données des parties prenantes, clients en tête. De plus, l’EDI évite de multiplier les saisies et les erreurs potentielles associées. Enfin, la sécurité des données est de plus en plus renforcée par les éditeurs d’ERP avec EDI.
- L’EDI intégré à l’ERP permet de tendre vers le zéro papier en remplaçant les éditions papier en vue de leur transmission et traitement en format dématérialisé. Cette démarche génère des économies substantielles de papier et de coûts et permet de réduire l’empreinte environnementale de l’entreprise.
- Côté GED, l’ERP permet de dématérialiser, stocker et « historiser » toutes les informations clés de production telles qu’instructions d’un procédé de production, procédures, documents indicés en lien avec les exigences qualité des donneurs d’ordres, procès-verbaux de contrôle de cotes de pièces, suivi des appareils de mesure en tant que moyens à étalonner…. Quels que soient les documents en jeu, les fonctions de GED les prennent en charge et les valorisent selon leurs finalités.
Un levier de compétitivité
L’échange rapide et sans erreur de fichiers évite également bien des aléas dus à des approximations, tels que l’annulation de factures ou des ruptures de stock. Les bénéfices peuvent prendre des dimensions économiques et même stratégiques. Ainsi, comme il permet de raccourcir le délai de traitement et de livraison, l’EDI contribue à réduire les stocks qui pèsent souvent lourd dans le prix d’un produit et de gagner ainsi en compétitivité. Un autre bénéfice réside dans des cycles réduits de la commande à l’encaissement, propices à de meilleurs flux de trésorerie. Et lorsqu’elle est en position d’acheteur, l’entreprise peut, à l’inverse, profiter de meilleures conditions de paiement ou rabais.
De plus, l’EDI donne à l’entreprise une vue en temps réel de ses transactions, un réel avantage pour cerner les demandes entrantes et réagir face à un marché très fluctuant. L’EDI aide ainsi à prendre plus rapidement les bonnes décisions, notamment pour adapter une stratégie commerciale axée sur la demande. En termes de stratégie produit, l’accélération des échanges a un effet bénéfique sur les délais d’amélioration et de lancement de produits. Enfin, l’EDI accompagne la croissance, notamment internationale, car ses protocoles de communication assurent de pouvoir intégrer à la chaîne transactionnelle de nouveaux partenaires mondiaux.
L’EDI couplé aux capacités d’analyse de l’ERP s’avère donc un levier de croissance et de pérennité. Il permet à l’entreprise de saisir des opportunités, de répondre à de nouvelles règles sans délai — la nouvelle obligation de facturation électronique et de transmission des données de transaction à l’administration fiscale en est un exemple. L’EDI est donc un atout d’agilité auquel une industrie peut accéder tout simplement via son ERP.
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