7 conseils pour mieux gérer ses approvisionnements en période de pénurie

Les tensions sur les matières premières continuent de marquer ce début d’année 2022 alors que les carnets de commandes se remplissent et que la reprise est bien là après plusieurs mois d’incertitude liés à la crise du COVID. Les entrepreneurs cherchent des solutions pour ne pas compromettre cette année de rebond alors que de nombreux témoignages dans la presse font état de difficultés dans l’industrie pour obtenir matières et composants.

Les conséquences sont nombreuses et parfois très impactantes puisque selon les industries on peut parler de baisses des cadences dans les ateliers, de fermetures de sites comme pour l’automobile ou d’augmentations significatives des prix et des délais de livraison. 

Les raisons de cette situation inflationniste sont multiples et risquent de perdurer du fait :

• De la reprise chinoise avec un pays qui fait des réserves stratégiques depuis l’automne dernier, notamment en aluminium, en cuivre et en acier.
• D’un déséquilibre entre l’offre et la demande avec en Europe une forte demande, comme pour l’ameublement ou les biens électroniques, alors que l’offre s’est globalement contractée.
• Des mises à l’arrêt d’usines pendant les confinements qui ont ensuite mis du temps à redémarrer et qui ont eu du mal à faire face au rebond de la consommation constaté.
• De la concentration de plus en plus forte des sites de production de matières premières, comme cela peut être le cas pour les composants chimiques.

Ces difficultés d’approvisionnement qui concernent de nombreux produits et matières désorganisent la production et exercent des pressions sur les marges ce qui nécessite de trouver des tactiques pour s’adapter et ainsi conserver la confiance des clients. C’est dans un tel contexte qu’il est important pour les entreprises de se prémunir et d’actionner tous les leviers mis à leur disposition avec un ERP comme Clipper.

Les 7 meilleures pratiques identifiées chez nos clients

Notre mission d’éditeur / intégrateur auprès d’entreprises industrielles nous amène à vous conseiller sur l’ensemble des actions à entreprendre avec votre ERP. Nous sommes là pour vous guider sur les bonnes pratiques à suivre afin que vous puissiez mieux anticiper et prendre les bonnes décisions au bon moment pour gagner en agilité sur vos approvisionnements. 

1. Mettre à jour votre base de données pour mieux l’exploiter 

Dans Clipper, chaque code article peut être caractérisé par de nombreux renseignements utiles. En période de tension sur les approvisionnements l’onglet « Tarif » est particulièrement intéressant, il vous permet de référencer plusieurs fournisseurs, et pour chacun : le coût de l’article avec des seuils par quantité, le cycle d’approvisionnement ainsi que la période de validité. Il est également possible de rattacher chaque tarif à un numéro de marché et d’identifier la référence utilisée par le fournisseur ou le fabriquant.

Avec ces données, Clipper vous permet de comparer les évolutions de prix dans le temps par famille de produits (exemple : les tôles acier), par fournisseur, par affaire ou encore par code client avec le « programme d’analyse achat ». De la même manière, vous pouvez mesurer les dérives ou retards de vos fournisseurs sur une période et anticiper des changements de prestataires en lançant le « programme d’analyse délais ».

2. Lancer un calcul des besoins sur un horizon lointain

Lorsque vous recevez des prévisionnels de livraison de vos clients et que vous souhaitez vous projeter et gagner en visibilité, vous pouvez lancer un Calcul des Besoins Net (CBN) sur un horizon lointain. 

Ceci vous permettra depuis le module « exploitation des besoins d’achats du CBN » d’envoyer à vos fournisseurs vos prévisionnels d’achats pour faire valoir vos besoins et les faire réagir. Avec la fonction « Export Prévisions Achats », Clipper génère automatiquement des mails préremplis avec votre prévisionnel en pièce jointe pour vous faire gagner du temps. Sur la version 9 de Clipper, il est même possible d’utiliser un format standard EDI pour cette communication.

3. Générer de multiples consultations Fournisseurs

Sur la base de vos nomenclatures, et pour l’ensemble des articles référencés ou uniquement ceux qui sont jugés critiques, vous pouvez lancer automatiquement des appels d’offres auprès de vos fournisseurs. Ces consultations peuvent être effectuées à n’importe quel moment depuis le dossier technique ou depuis le module « Génération d’achats ». Clipper permet ainsi de massifier vos demandes pour chercher le meilleur délai ou le meilleur tarif.

4. Définir des articles de substitution 

Depuis Clipper 9 vous avez la possibilité de définir des articles de remplacement pour être en mesure de gérer rapidement des ruptures d’approvisionnement et opérer les changements nécessaires.

Pour des ruptures temporaires, le calcul des besoins vous permettra de choisir parmi des articles de remplacement prévus en fonction du stock disponible ou du cycle. Sachez que vous pouvez jouer sur la notion de coefficient pour certains composants. En électronique, une résistance X pourra être remplacée par 2 résistances Y par exemple.

Si un article est définitivement indisponible, Clipper cherchera d’abord les cas d’emplois dans tous les ensembles et sous-ensembles et il vous laissera la main pour sélectionner les éléments à remplacer. Vous pourrez ensuite faire des modifications en masse sur les nomenclatures de tous les produits qui utilisent ce composant.

5. Make or Buy ou passer d’un article sous-traité à un article fabriqué en interne

Il faut avoir les moyens industriels nécessaires pour cela. Néanmoins, si vous ne parvenez pas à trouver des conditions fournisseurs satisfaisantes, notamment en termes de délais, vous pouvez réaliser la fabrication de certains composants en interne dans vos ateliers. Grâce aux « modèles de dossier technique » de Clipper, préparez votre entreprise à des bascules rapide d’un mode à l’autre. N’oubliez pas que pendant le calcul des besoins, si un article existe en tant que pièce cyclée, vous pouvez aussi passer de « acheter » à « fabriquer » en un clic.

6. Faites des inventaires tournants

Effectuer régulièrement des inventaires tournants permet de bénéficier d’informations précises en continu sur vos stocks de produits critiques. Un opérateur peut filtrer les articles à inventorier ou une liste peut être créer et une notification envoyée au service logistique pour que celui-ci réalise un nouvel inventaire. Grâce à cela, vous êtes en mesure d’agir au plus tôt et de prendre les meilleures décisions.

7. Suivez vos fournisseurs et gérer les décalages d’approvisionnement

En période de tension sur les approvisionnements, il peut être bon de réévaluer les quantités minimums de stocks pour vos articles critiques. Une fois cette opération réalisée, nous vous conseillons d’utiliser l’écran « article au seuil d’alerte » dans le menu « état du stock » de Clipper pour savoir à quel moment vous devez impérativement réagir.

Pour être proactif, Clipper dispose d’une fonction de relance préventive pour alerter votre fournisseur sur vos besoins et mieux anticiper de potentiels retards. Si un retard devait être constaté, vous pouvez mettre à jour le délai de réception prévu et Clipper vous permet de simuler les impacts du décalage d’approvisionnement :

• Visualisation de tout l’encours d’un fournisseur avec les nouvelles dates de réception 
• Visualisation de l’impact de chacun des décalages en cas de jalonnement sur les produits finaux 
• Visualisation des écarts avec les délais clients pour faciliter la communication et trouver des alternatives

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