ERP et facturation électronique intégrée : le duo gagnant pour la conformité de votre entreprise industrielle
Le secteur industriel est confronté à des problématiques organisationnelles de ses flux. Il a tout à gagner à adopter un ERP qui inclut la facturation électronique de façon native. Que vous soyez dirigeant, DAF ou DSI, découvrez comment optimiser vos processus achat et vente grâce à une solution de GPAO, avec toutes les fonctionnalités requises pour la facture électronique. Conformité, réduction des coûts, sécurité et fiabilité, amélioration de la relation commerciale, centralisation et travail collaboratif, etc., tout y est. En tant qu’industriel, soignez votre chaîne approvisionnement comme jamais.
La facture électronique, bien plus qu’une simple obligation comptable et fiscale
La réforme de la facturation électronique en France avance, même si un report de calendrier a repoussé les échéances pour les relations entre les entreprises privées. Elle apporte de nouvelles contraintes. Mais, ce sont autant d’opportunités de revoir ses processus afin d’améliorer le fonctionnement global.
Obligation de facturation électronique en TPE et PME dès 2026
Nous avons détaillé le contenu de la réforme française et les échéances que devront respecter les entreprises dans notre article sur la dématérialisation des factures. En synthèse, retenez une date : septembre 2026. Quelle que soit leur taille, les entreprises devront être en capacité de recevoir à cette date les factures électroniques des fournisseurs. Ensuite, ces professionnels devront émettre les factures de vente au format électronique pour leurs clients établis en France et assujettis à la TVA au plus tard :
- en septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI ;
- en septembre 2027 pour les TPE et PME.
S’ajoute à ce volet appelé e-invoicing, un volet e-reporting aux mêmes dates. Il s’agit de la transmission obligatoire à l'administration fiscale des informations relatives aux autres ventes, hors champ de la facturation électronique.
ERP et facturation électronique, un duo gagnant pour la chaîne d’approvisionnement notamment
Alors que l’Etat annonçait le 15 octobre dernier renoncer au développement du Portail Public de Facturation (PPF) sur le constat que “l’écosystème des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) était suffisamment robuste et dynamique”, les entreprises doivent choisir leur solution de dématérialisation des factures qui devra nécessairement s’appuyer sur une PDP pour être conforme.
Deux choix s’offrent à vous, choisir une PDP indépendamment de votre ERP et dans ce cas être vigilant à la compatibilité des deux outils (interopérabilité, mise à jour régulière de l’ERP, etc.) ou choisir un ERP proposant une facturation électronique intégrée. Dans cet article nous aborderons les avantages de cette deuxième option.
Les atouts de l’ERP pour le travail collaboratif, l'archivage et les workflows
Un ERP qui intègre la facturation électronique apporte de la fluidité pour les échanges au sein des équipes, puisque tout le processus est centralisé dans un seul et même outil. Il favorise la collaboration entre les services. Les collaborateurs accèdent tous à la même information stockée en ligne à un seul endroit. Les acheteurs et les fournisseurs communiquent simplement dans le logiciel. Ils évitent de manipuler du papier ou toute saisie manuelle superflue et source d'erreurs.
L’archivage centralisé en mode Cloud des factures, mais aussi des contrats, des commandes, des bons de réception et de livraison facilite la traçabilité, le contrôle et la conformité légale. Un tel ERP comporte des workflows pour vérifier et valider chaque étape de la chaîne achat. Il permet également l’envoi automatique des écritures en comptabilité ainsi que le rapprochement bancaire.
La centralisation de l’information sur un serveur ou une plateforme unique autorise à y accéder de partout et sur différents supports, PC, tablette ou smartphone. Ces services en ligne simplifient et accélèrent le traitement des étapes du processus Procure to Pay.
En outre, ces logiciels GPAO, idéaux pour optimiser la supply chain, communiquent avec les :
- donneurs d’ordre grâce à des processus EDI ;
- d’autres outils internes, en dehors de la comptabilité, comme des logiciels de CFAO pour la planification et la conception de pièces ou des stockeurs dynamiques par exemple.
Amélioration de la relation fournisseur et client
L’ERP qui gère la facturation électronique, entrante et sortante, contribue à une meilleure communication avec les partenaires commerciaux. Ainsi, le même système informatique ne doit pas utiliser d’autres plateformes externes. Il dispose de toute l’information sur chaque transaction. La traçabilité est assurée, du devis ou contrat jusqu’au paiement, sans oublier la commande, la livraison et la facturation.
Concrètement, une telle organisation des échanges dématérialisés conduit à :
- Automatiser les contrôles et validations. Les erreurs et les litiges se réduisent par rapport au traitement papier.
- Identifier et résoudre plus vite les litiges et écarts. C’est facile de tracer les demandes d’avoir. S’y ajoute le suivi des statuts de factures (obligatoire avec la réforme de la facture électronique).
- Accélérer les paiements, une conséquence des points précédents. Ceci bénéficie à la trésorerie de l’entreprise pour ses ventes ainsi qu’à celle des fournisseurs côté achats.
- Sécuriser les approvisionnements, grâce à une meilleure relation fournisseur. C’est un aspect essentiel pour une supply chain en milieu industriel.
Réduction des coûts administratifs et des délais
La conséquence rapide de la facturation électronique intégrée à l’ERP, ce sont les gains financiers obtenus. Ils se situent déjà dans l’exploitation de la facture, de la réception ou l’émission, jusqu’à son paiement. Comme le spécifie la fiche pratique diffusée par le site entreprises.gouv.fr, l’économie pour le traitement numérique de chaque facture varie entre 50 % et 75 % par rapport au papier. Et, un autre atout de la facturation électronique intégrée réside dans l’interlocuteur et la solution unique pour l’ERP et la facturation électronique.Vos collaborateurs ne se connectent qu’à un outil ! Vous ne vous adressez qu’à un seul partenaire, responsable de l’ensemble du processus !
S’ajoutent de nombreux autres coûts indirects, liés à la fluidité des échanges, le lettrage automatique, le rapprochement bancaire simplifié, l’abaissement des litiges, les impacts sur la trésorerie, etc. La réduction du temps passé grâce aux automatisations mises en place dans l’entreprise permet aussi de se consacrer à des tâches plus valorisantes et à plus forte valeur ajoutée. Ce sont autant de sources de gains supplémentaires et donc d’accroissement de la performance globale. Ainsi, un logiciel de ce type, comme Clipper, contribue à améliorer la productivité, en production, mais aussi pour toute la supply chain et les fonctions support.
Simplification et sécurisation du travail administratif autour des données de facturation
En intégrant la facturation électronique dans votre ERP, c’est la garantie d’une conformité parfaite avec les obligations réglementaires françaises. Qu’il s’agisse d’émettre des factures clients dans un format autorisé, avec les bonnes mentions obligatoires, et les normes d’archivage requises, un logiciel comme Clipper ERP reste conforme en permanence. Il évolue avec la réglementation, une sécurité pour ses clients. Or, en matière d’échanges de factures, notamment en Europe (projet ViDA) ainsi qu’à l’international, de nouvelles obligations vont surgir.
Ajoutons qu’avec un tel ERP, l’actualisation des référentiels clients comme fournisseurs se simplifie. Le système récupère les données centralisées pour tous les professionnels français assujettis à la TVA via l’annuaire des entreprises françaises et donc le routage des factures entre fournisseurs et clients. Cette automatisation facilite le travail administratif et sécurise la facturation. C’est l’assurance de faire bien dès le premier coup !
Enfin, la facturation électronique conduit à terme à faciliter la gestion de la TVA. Notamment, la DGFIP vise la mise en place de la déclaration de TVA pré-remplie. Les échanges européens vont évoluer également ultérieurement. Disposer d’un ERP régulièrement mis à jour et disposant de la facturation électronique intégrée, c’est ne plus se préoccuper de l’intégration des nouvelles réglementations fiscales dans votre entreprise industrielle.
Clipper, l’ERP prêt pour la facturation électronique
Le groupe Forterro auquel appartient l’ERP Clipper a noué un partenariat avec Esker, le leader mondial de la digitalisation des factures électroniques. Esker est agréé par la DGFIP en tant que plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Cette association a conduit à développer directement dans notre ERP Clipper un module e-invoicing. Ainsi, vous pouvez réaliser simplement la transmission des factures clients comme la réception des factures fournisseurs, grâce à cette PDP. L’ERP Clipper contribue ainsi à rendre les PMI plus agiles.
Notre ERP vous assure une conformité parfaite avec les textes actuels. C’est un outil évolutif, qui s’adapte aux changements réglementaires comme la facturation électronique, mais aussi à ceux de l’activité d’une entreprise de la métallurgie. Il vous aide à analyser les données et à prendre des décisions sereinement. Envie de compléter votre réflexion sur la dématérialisation ? Contactez nos experts dès aujourd'hui !