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S’équiper d’un ERP lorsqu'on est une TPE demande un solide travail de préparation qui ne s’arrête pas à la porte du déploiement dans l’entreprise. Cette étape cruciale à la réussite du projet doit être menée avec minutie et n’omettre aucune validation essentielle au bon fonctionnement de l’ERP dans l’environnement réel. Aussi, les équipes de l’entreprise doivent rester mobilisées et bien anticiper toutes les vérifications à mener avant la mise en service officielle de l’ERP auprès des utilisateurs.
Le déploiement du logiciel ERP arrive en aval d’un long travail préparatoire du projet. À cette étape, l’entreprise a déjà défini ses besoins, ses objectifs et ses priorités ; elle a choisi la solution la plus pertinente dans l’environnement qui lui est propre. Tout semble mûr pour la mise en service. Or, le déploiement est une étape qui, elle aussi, nécessite de l’attention et plusieurs bonnes pratiques pour donner au projet ERP toutes les chances de succès.
Le projet ERP d’une entreprise est parti de besoins propres à son contexte, face auxquels des objectifs précis ont été définis. Par exemple, l’entreprise a lancé une nouvelle gamme de produits, impliquant de nouveaux process et un nouveau type de clientèle. Dans ce contexte, elle cherche à optimiser la performance et les coûts à tous les postes, à réorienter les processus de production et tient à rester agile pour servir ses clients. Le tout, selon les spécificités de son activité telles que gestion à l’affaire, planification avancée, mobilité, besoin d’une interface CAO-CFAO… Ainsi, le trio contexte, spécificités et objectifs est toujours particulier à une entreprise donnée, et l’implémentation de l’ERP doit s’y adapter. Garder le cap fixé dans le projet constitue un impératif évident, mais ce n’est pas si simple en phase d’intégration. En effet, le projet peut s’éloigner des objectifs ou se voir monopolisé par des objectifs secondaires. C’est pourquoi le personnel de l’entreprise doit rester impliqué aux côtés de l’intégrateur pour veiller que tout reste sur les rails.
La contribution de l’entreprise dans la phase de déploiement de l’ERP se concrétise par la mise à disposition d’une équipe dédiée au projet et par l’implication de la direction. A minima, l’entreprise doit désigner un responsable projet, y compris si elle est une TPE ou une startup avec des effectifs réduits. Idéalement, de futurs utilisateurs doivent aussi être impliqués, car ils apportent la grille de lecture de l’usage quotidien de la solution – une garantie de ne pas passer à côté d’un paramétrage essentiel.
L’équipe projet a pour mission de veiller au respect du planning, mais aussi de valider les livrables et le paramétrage au fur et à mesure que l’outil entre en service. Il ne faut pas perdre de vue que l’étape du déploiement est l’occasion idéale de « régler » l’ERP sur mesure, car une fois l’outil en service, ajuster des paramétrages ou effecteur des modifications prendra du temps, risque d’interrompre le fonctionnement et générer des coûts supplémentaires. Autrement dit, l’équipe projet assure de ne pas rater le coche à l’étape de l’implémentation.
L’équipe projet va avoir plusieurs occasions de tester l’ERP avant sa mise à disposition dans l’entreprise. C’est le cas à l’étape du POC – Proof Of Concept –, soit le prototype de la solution. Le POC fait la passerelle entre le concept et une solution qui prend corps et fait figure de draft de la solution à venir. Le POC met un pied dans l’environnement réel de l’entreprise en s’appuyant sur un jeu de données réelles issues de ses bases, et sur une analyse détaillée de ses flux et des fonctionnalités.Le POC permet une première batterie de validations. Notamment, il permet de vérifier que rien n’a été oublié, de s’assurer que les fonctionnalités correspondent aux attentes, sans problème d’interprétation. Il n’est pas rare de corriger différents éléments à l’étape du POC, et c’est justement son utilité, avant de finaliser la solution réelle.
Les tests de la solution se poursuivent à une seconde étape : le recettage. Cette étape concerne la solution réelle une fois déployée dans l’entreprise, mais pas encore entrée en production. Le recettage consiste à valider la conformité des développements et des paramétrages réalisés par rapport à la spécification de départ.
Le recettage passe en revue les développements spécifiques, les interfaces avec les autres logiciels de l’entreprise et met la solution à l’œuvre dans des scénarios d’usage réel. Par exemple, si la production de l’entreprise repose sur une gestion des matières premières selon des pesées ou des qualités propres à ses produits, l’ERP doit être paramétré sur mesure et ultimement, seul un test permet de confirmer que tout est précisément en place.
Le recettage est un temps privilégié en dehors de la production pour effectuer les derniers calages. Loin des urgences de l’activité, le recettage donne la possibilité de corriger les derniers écarts en toute sérénité, et d’éviter des problèmes une fois la solution en service réel.
Plusieurs scénarios de déploiement existent. Il est possible de procéder par étape, en mettant en service les modules ou fonctionnalités prioritaires pour l’entreprise, par exemple les ventes et la production, puis d’activer ultérieurement les achats et approvisionnements, la gestion des stocks. Autre stratégie de déploiement : tout « ouvrir » au même moment. À chaque projet son option, sachant que dans tous les cas, l’entrée en service de l’ERP impactera forcément l’organisation de l’entreprise.
La mise en service en une seule fois implique des contraintes fortes de préparation : il faut avoir récupéré toutes les données utiles à l’ERP en amont, compter sur une bonne communication interne et anticiper un arrêt éventuel des activités le temps de mettre la solution en route. Un déploiement en plusieurs temps lisse ces contraintes, mais ne les contourne pas pour autant. L’équipe projet doit donc bien peser les incidences pour organiser chaque nouvelle mise en service.
Une fois la solution activée dans l’entreprise, chaque service concerné doit se familiariser avec le nouvel outil qui entraîne souvent de nouvelles façons de travailler. Si ultimement, l’ERP fait gagner en efficacité, au premier abord, les équipes peuvent manifester une certaine résistance au changement. Dans un projet ERP bien mené, ces résistances auront été anticipées en impliquant les utilisateurs très en amont puis en les formant à l’outil. Toutefois, le jour J, il faut s’attendre à quelques hésitations.
À plus long terme, l’entreprise doit pouvoir s’appuyer sur l’intégrateur pour assurer les mises à jour, et le support au quotidien. Ces services sont garants d’un usage pérenne de l’ERP déployé et il importe de bien vérifier leurs modalités pour en tirer le meilleur parti une fois l’ERP en service dans l’entreprise.
Pour réussir votre projet ERP, il est indispensable de bien choisir votre prestataire.
