Pour les TPE et PME dans les domaines de la sous-traitance et de la production, l’ERP constitue un outil fiable et centralisateur qui les aide à passer à la vitesse supérieure, ROI rapide à la clé. Mais que fait exactement un ERP, à partir de quelles données ? Tour d’horizon pour comprendre les principes et fonctionnalités qui régissent un ERP pour les PME industrielles.
Données techniques, le socle de l’ERP
L’ERP centralise et gère les données techniques qui serviront ensuite à calculer les différents ratios et indicateurs utiles pour piloter les flux de production.
Ces données techniques, propres à l’entreprise, incluent les articles et familles d’articles qui entrent dans la fabrication des produits finis, et pour chacun, ses caractéristiques. Les données techniques recoupent également les postes de travail, les ateliers et les outillages sollicités en production. Ces éléments comprennent à la fois le matériel, les machines, mais aussi l’opérateur qui les utilise. Avec ces données, l’ERP rationalise le recours à tel outil ou telle compétence dans l’équipe pour optimiser les flux. Enfin, les données techniques engrangent les nomenclatures et les gammes qui délivrent respectivement la « recette » de fabrication, la liste d’outils à employer, alors que les listes de fabrication font la corrélation entre les deux.
Des achats maîtrisés de bout en bout
Les achats doivent être minutieusement quantifiés, pour des questions évidentes de maîtrise des dépenses. À ce titre, l’ERP intervient pour suivre les besoins et les approvisionnements, les appels d’offres de fournisseurs, et pour faire un prévisionnel des achats.
Sur tout le cycle d’achat, l’ERP prend la main pour automatiser et calculer les différents éléments dans les transactions. À commencer par la préparation des achats, avec la génération des demandes d’achats, la conversion des demandes d’achat en demandes de prix et la gestion des fournisseurs.
L’ERP enregistre ensuite les achats, leurs réceptions et factures respectives, et fait le suivi des dépenses engagées. Ces fonctions sont fondamentales pour gérer les budgets et l’impact des achats sur la trésorerie de l’entreprise. La solution se charge aussi de tout transférer en comptabilité, avec des données prêtes pour une ventilation par poste d’achat pour mieux évaluer ce que consomme l’entreprise pour faire tourner son activité et sa production.
Des stocks parfaitement calibrés
Des stocks pris en main par l’ERP sont synonymes d’efficacité. La solution recense les articles, leur lieu de stockage, leurs quantités. Du coup, à chaque commande, l’ERP sait allouer les bonnes pièces et mettre le niveau de stock à niveau en temps réel.
Si cette capacité est essentielle en cours de production, elle l’est tout autant en termes d’anticipation. L’entreprise doit évidemment éviter toute rupture de stock, comme toute réserve dépassant ses capacités de stockage. En suivant les stocks en temps réel, l’ERP permet de réserver les articles requis pour des commandes passant bientôt en production, mais aussi d’établir un plan de capacité de stockage. Autrement dit, il guide des achats proportionnés aux besoins et à l’espace disponible.
Agilité et précision dans les ventes
Côté clients et prospects, l’ERP simplifie l’édition de devis, qu’ils soient simples ou techniques, et supervise, gère et enregistre les ventes et la facturation auprès des clients.
En termes de devis, l’ERP effectue une sélection rapide des articles et de leurs caractéristiques parmi les données techniques, l’utilisateur saisit un prix et une quantité, et l’ERP effectue tous les calculs. Selon le cas de figure, l’ERP accélère la manœuvre quand la duplication d’un devis suffit, ou permet d’entrer dans le détail si une nouvelle offre le nécessite. Mieux encore, à chaque devis, l’ERP associe les coûts de revient, les besoins et le planning, et gère aussi les alertes de relance des devis restés sans réponse.
Quand l’entreprise vend, son ERP la seconde pour accélérer les échanges et garder la main sur chaque détail. Notamment, la solution gère la base de données clients et prospects, ce qui permet d’éditer rapidement les différents documents sur mesure – commandes, livraisons, factures… – sans besoin de ressaisie à chaque étape. Le tout est sauvegardé dans ses moindres caractéristiques – qui, quoi, quand, combien, etc. L’ERP est ensuite capable de croiser ces diverses caractéristiques à des fins de comptabilisation et d’analyse.