La mise en place d'une solution ERP est avant tout un projet global pour une entreprise. Cette démarche nécessite de suivre un processus bien défini qui se décompose en plusieurs étapes dont la première consiste à bien sélectionner son futur partenaire ! La solution utilisée servira de socle, garantira l'unicité et l'uniformité des informations. Elle se doit donc d'être choisie avec réflexion, d'impliquer les collaborateurs et d'allouer les bonnes ressources aussi bien humaines que financières. Comme en recrutement, voici quelques pistes pour bien sélectionner vos candidats, conduire vos entretiens et construire une grille d’analyse comparative qui guidera votre choix.
Plusieurs médias complémentaires sont envisageables pour sélectionner vos prestataires d' ERP :
Pour vous faire une première idée de l'offre disponible dans le domaine de l'ERP, commencez par faire une recherche sur Internet. Ce média va vous permettre de découvrir la multitude d'offres disponibles dans le domaine et de dresser une première liste de solutions potentielles susceptibles de répondre à vos attentes suivant les critères que vous jugez primordiaux (spécialiste dans votre métier, proximité géographique, éditeur et intégrateur, couverture fonctionnelle, références clients, expérience et solidité financière, niveau d'accompagnement...). Cet outil vous donnera un premier aperçu mais vous devrez toutefois décrypter le potentiel de l'éditeur sans pour autant vous fier à son argumentaire commercial. Soyez également vigilant si vous consultez des "sites comparatifs" ou des "avis clients" car le plus souvent, ils sont gérés ou rédigés par des sociétés à des fins commerciales, et les informations indiquées ne sont ni à jour, ni validées par les éditeurs.
En second lieu, il peut être pertinent de feuilleter la presse spécialisée de votre secteur d'activité. Des titres comme "Entreprendre", "L'usine nouvelle", "Le magazine de la production", "Tôlerie magazine"... proposent régulièrement des informations sur les solutions logicielles sous la forme d'articles, de dossiers, d'annuaires ou bien au format « témoignage ». Vous pouvez également consulter la presse dédiée aux Nouvelles Technologies et au numérique.
Comme en communication, le média le plus juste et le plus pertinent reste encore le Bouche à Oreille. Quoi de mieux que de profiter de l'expérience d'un collaborateur, d'un fournisseur, d'un client, d'un prestataire ou encore d'un confrère pour obtenir des informations tangibles et impartiales sur un éditeur ou une solution. Vous pouvez également effectuer une présélection en lançant un appel d’offre ou une consultation mais attention à ne pas vous noyer sous le flot de réponses… En plus d'une première consultation via les médias, n'hésitez pas à assister aux événements liés au monde de l'ERP tels les salons, conférences, webinaires...
Inutile de consulter 10 prestataires… le choix sera d’autant plus difficile et vous ne saurez plus comment comparer les offres. Pour la consultation, choisissez 5 fournisseurs susceptibles de répondre à votre projet et transmettez-leur votre cahier des charges. Ne retenez ensuite que 2 ou 3 d'entre eux pour la suite du projet et les démonstrations.
Deux options se présentent à vous pour affiner le choix de votre futur prestataire ERP :
Faire appel à un intégrateur qui assurera le déploiement et la formation et qui fera l’intermédiaire entre vous et l’éditeur (concepteur et développeur du logiciel).
Choisir un éditeur-intégrateur à savoir un interlocuteur unique qui gèrera votre projet de A à Z et qui vous accompagnera dans la durée (conseils, audits, déploiement, formations, support…).
Si vous optez pour un intégrateur indépendant, veillez à bien vérifier sa parfaite connaissance et maîtrise de la solution qu’il préconise. Assurez-vous qu’il pourra répondre parfaitement à l’ensemble de vos demandes et veillez à expliciter qu’il se chargera bien de la partie support, ce qui vous évitera quelques déconvenues !
En faisant le choix d’un éditeur-intégrateur, vous gagnerez indéniablement en expertise, en réactivité et par conséquent en efficacité. L’éditeur-intégrateur sera en mesure de répondre à l’ensemble de vos attentes en terme de fonctionnalités, d’accompagnement et de services.
Pour préparer comme il se doit votre comparatif des logiciels et de leurs fonctionnalités, vous devez dresser le tableau complet des informations attendues.
Chaque éditeur devra vous transmettre une présentation détaillée de sa structure et un tableau de bord contenant : son effectif, des dates & chiffres clés... Vous devez vous assurer de la fiabilité de l'éditeur (situation financière saine) car votre solution devra être pérenne dans le temps (un logiciel ERP industriel est utilisé en moyenne plus d’une dizaine d'années).
Les éditeurs proposent le plus souvent une large gamme de solutions et devront fournir les caractéristiques techniques des solutions qu'ils développent : langage, environnement, fonctionnalités, nombre d'utilisateurs mini/maxi, configuration et compatibilité matérielle...
Si votre société dispose d'un Service Informatique, vous pourrez étoffer le cadre technique attendu ou exigé en demandant au fournisseur des précisions sur le type de base de données utilisée, l'accessibilité web, la sécurité ou encore la gestion des droits d'accès...
Le choix de votre ERP ne s'arrête pas à la solution à proprement parler mais s'étend à d'autres périmètres tels que la documentation, la fréquence de mise à jour, le support, la hotline, la formation et au coût engendré par ses prestations complémentaires et indispensables au bon fonctionnement du produit et au confort des utilisateurs. La disponibilité et la réactivité du prestataire sont également à prendre en compte dans votre choix et le prestataire doit s'engager sur ces points. Vous pouvez également interroger les éditeurs sur leurs projets de développement
(Roadmap) afin de vous faire une idée de leur vision et de leurs orientations stratégiques ou technologiques.
N'hésitez pas à demander des références clients en particulier sur le même secteur d’activité que le vôtre. Vous pourrez, au besoin, entrer en contact avec ces sociétés afin qu'elles vous communiquent leur expérience.
Afin que la consultation soit équitable, vous devez donner à chacun des prestataires une date butoir de remise de l'offre. Un délai d'un mois paraît un minimum raisonnable pour offrir une réponse complète et circonstanciée.
Une démonstration est incontournable pour évaluer la solution que vous choisirez, notamment parce qu'elle permettra de juger des éléments qui ne seront pas visibles sur le papier tels que l'ergonomie, la convivialité ou encore le mode de navigation. Avec quelques données pertinentes transmises aux prestataires, vous devriez obtenir une démonstration avec un jeu d'essai qui présente les principaux processus de gestion de votre entreprise.
Vous trouverez ci-dessous une première trame de grille d'évaluation avec les critères récurrents à prendre en compte lors du choix de votre solution ERP : la qualité du prestataire, l'exhaustivité de la prestation, la qualité de services, l'organisation du planning et le budget.
Chacun des principaux critères énoncés pourra être pondéré suivant l’importance que vous souhaitez lui accorder. Cette grille vous permettra cependant de juger l'ensemble des prestataires sur une base commune méthodique, raisonnée et objective.
Nous espérons que ces éléments méthodologiques vous aideront à mener sereinement votre projet ERP. N’oubliez pas qu’une solution ERP est en moyenne utilisée plus de 12 ans, il est donc important de choisir en connaissance de cause la solution la plus adaptée à votre entreprise et à ses besoins métiers. Vous devez également vous assurer que cette solution sera toujours à la pointe de la technologie et que ses utilisateurs seront aguerris et formés comme il se doit pour utiliser avec efficience tout le potentiel de votre logiciel.
Pour réussir votre projet ERP, il est indispensable de bien choisir votre prestataire.
