Comment bien rédiger son cahier des charges ERP ?

L'ERP est un outil informatique structurant pour une TPE ou une PMI. Ce logiciel transversal à diverses fonctions doit répondre à des usages et des besoins métiers différents. Aussi, pour assurer le succès d’un projet de logiciel de gestion intégrée, il est capital de définir précisément les attentes de chaque groupe d’utilisateurs. Le cahier des charges constitue un document capital pour exprimer ces besoins. Pour en faire un document exhaustif et constructif pour le projet, cinq questions clés peuvent guider sa rédaction.

Investir dans un logiciel ERP représente un décision majeure et opère en moyenne une dizaine d’années dans l’entreprise. Cette dernière ne peut pas se permettre un raté à cause d’un cahier des charges ERP inadapté aux usages, ou dont le champ fonctionnel n’apporte pas tous les gains de performance attendus. C’est pourquoi un projet de logiciel doit partir sur des bases solides et précises.

À cette fin, la rédaction du cahier des charges est un jalon stratégique. Autrement appelé « dossier d’expression des besoins », ce référentiel va recenser et expliquer tout ce que le logiciel doit savoir faire et permettre de faire à ses utilisateurs pour taper dans le mille. Le cahier des charges va ainsi passer en revue les attentes métier, les capacités techniques et les besoins en termes d’interface et d’ergonomie pour en faire une restitution exploitable par les fournisseurs – éditeur et intégrateur. Se pencher sur 5 grandes questions permet de le rédiger sans failles.

Qu'est-ce qu'un cahier des charges ERP ?

Le cahier des charges ERP, également appelé "expression de besoins", est un document contractuel qui présente l’entreprise, son organisation, ses processus, ses flux et détermine ses enjeux, ses attentes et exigences fonctionnels ainsi que les bénéfices attendus dans le cadre de son projet ERP. Celui-ci sert de document de référence lors de la consultation de prestataires ERP.

Qui doit participer au cahier des charges ERP ?

Le cahier des charges est destiné à expliquer les besoins des opérationnels, il doit donc absolument s’appuyer sur leur retour terrain. Il importe de désigner un responsable du projet de progiciel de gestion intégrée en interne qui va animer les consultations des métiers pour collecter leurs avis. Pour ce faire, une bonne pratique consiste à proposer aux salariés de répondre à un questionnaire sur leurs attentes. Dans les plus grandes entreprises, ou celles en multisite, il est moins réaliste d’interroger tout le monde. Dans ce cas, le chef de projet a tout intérêt à monter un groupe de travail qui réunit un représentant de chaque profil clé d’utilisateur (commercial, logistique, production, achats, finances, etc.). Une pratique consiste à demander à chacun des services d’élire son représentant.

Que dire sur l’entreprise dans le cahier des charges ERP ?

Outil de communication avec le fournisseur, le cahier des charges doit poser un cadre clair au projet. L’éditeur/intégrateur sera d’autant plus en mesure d’apporter une réponse pertinente à l’entreprise qu’il connaît son activité et le contexte dans lequel le nouveau logiciel arrive. Il ne faut pas hésiter à présenter l’entreprise dans le détail. Outre son offre et ses métiers, le chiffre d’affaires et les chiffres clés, les implantations, le positionnement et l’organigramme sont aussi des informations utiles.

Le cahier des charges va également mettre à plat le fonctionnement des opérations, l’organisation en termes de services et flux de communication en interne, l’écosystème de parties prenantes externes (clients, partenaires, fournisseurs) et les processus sur lesquels s’appuie l’activité. Ce travail d’analyse doit idéalement aboutir à la modélisation des métiers de l’entreprise et de leurs interactions et à la cartographie des processus opérationnels. Cette visibilité permettra de déterminer quelle est la solution la plus adéquate pour le type de production de l’entreprise.

Pourquoi et comment présenter le système d’information existant ?

Pour bien s’intégrer dans le système d’information de l’entreprise, le progiciel de gestion doit capitaliser sur l’existant, notamment l’architecture, les serveurs, le réseau, les postes de travail. Le volume des données traitées, et celui des données à reprendre constituent deux autres éléments clés à préciser. En termes d’applicatif, l’entreprise doit lister les solutions qui recoupent le logiciel de gestion intégrée à venir ou vont opérer avec lui. C’est le cas entre autres des logiciels de CAO/DAO, de comptabilité, de paie, voire un précédent logiciel de gestion. Et si l’entreprise dispose déjà d’une solution progiciel de gestion intégrée qu’elle remplace à l’occasion du projet, il convient d’en faire un tour exhaustif pour confirmer les fonctions et points forts que l’entreprise veut retrouver dans sa nouvelle solution, et les fonctionnalités manquantes à ajouter au nouvel outil de gestion.

La bonne pratique pour présenter l’existant : cartographier les systèmes en place avec les services concernés, les postes associés et le nombre d’utilisateurs. Ainsi, le cahier des charges ERP peut présenter un audit exhaustif qui détaille la configuration en place et permet aux prestataires de s’assurer de la compatibilité du logiciel. Cette vérification est l’occasion d’anticiper les investissements à prévoir, notamment matériel et licences supplémentaires.

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Comment définir le champ fonctionnel attendu ?

Le champ fonctionnel a pour vocation de répondre à un besoin opérationnel. Aussi, définir les fonctionnalités attendues commence par présenter les besoins des métiers, associés à un objectif à atteindre ou une problématique à résoudre. À cette première étape, il n’est pas question de lister des fonctionnalités, mais des finalités qui vont ensuite définir tout un bouquet de fonctions à prévoir dans le cahier des charges ERP. Ces finalités concernent à la fois la production, mais également les aspects logiciels, logistiques, financiers, qualité…

Par exemple :

Disposer d’un système d’information fiable et pérenne (Propriété du logiciel)
Automatiser de nombreux traitements manuels (Propriété du logiciel)
Disposer d’un véritable outil de planification, ordonnancement et d’analyse capacitaire (Production)
Disposer d’une comptabilité analytique (Finances)
Fiabiliser les mouvements de stocks (Logistique)
Pouvoir extraire des données du système d’information (Propriété du logiciel)
Gérer la traçabilité des produits (Qualité)

L’étape suivante consiste à présenter les besoins fonctionnels par processus en fonction du périmètre d’activité et du métier, ce que la plupart des solutions ERP découpent en catégories — en général, Production/fabrication, Achats, Ventes, Stocks, Ressources Humaines, Finances et Communication, plus la technologie de la solution. Par exemple en termes de production/ fabrication, le cahier des charges peut affirmer le besoin de différentes typologies de gestion des commandes (à la commande, sur stocks ou à l’affaire), le besoin de gérer des données techniques dont les nomenclatures, mais selon des modèles qui restent personnalisables, le besoin d’un plan de production, de planification, d’ordonnancement… Ainsi exprimés, ces besoins permettent au fournisseur de cerner là où veut aller l’entreprise et quelles fonctionnalités mettre en face de chaque processus.

Quels critères pour budgétiser, planifier et anticiper votre projet ?

Le budget alloué au projet ERP fait pleinement partie du cahier des charges, puisqu’il exprime le périmètre à respecter pour maîtriser les coûts. Il importe de bien inclure toutes les dépenses en jeu dans la solution. En plus du coût des modules, des fonctionnalités et des licences, il faut penser au coût de l’installation, de la mise en œuvre et du déploiement. Entre aussi en jeu le coût des services associés à la solution elle-même (formation, hotline, maintenance) et de certaines ressources telles que matériel à acquérir et compétences à développer.

Le planning du projet participe aussi aux contraintes à préciser dans le cahier des charges. Plusieurs conseils : ne pas dépasser un an à partir du moment où la réflexion est entamée, s’en tenir à ce délai et organiser des réunions de travail régulières avec le prestataire. Enfin, le travail de rédaction du cahier des charges donne l’occasion de se projeter à plusieurs années et d’envisager les besoins à venir. Cette anticipation est essentielle pour sélectionner la solution qui saura suivre l’entreprise dans son développement et pérenniser le projet logiciel ERP.