Dans les petites entreprises, un ERP est source d’économies et de retour sur investissement. Il génère beaucoup de valeur ajoutée, mais à condition de répondre à vos besoins et de livrer les indicateurs utiles à votre entreprise pour optimiser ses opérations. Or, tous les ERP ne se ressemblent pas, c’est pourquoi il faut mener une analyse précise pour trouver celui qui est conçu pour exploiter les données pertinentes et livrer les indicateurs efficients. Ce qui implique de bien connaître vos processus opérationnels et vos besoins.
Un ERP représente un investissement majeur sur le long terme – douze ans en moyenne – aussi, il faut pousser la réflexion plus loin qu’un prix attractif ou une technologie à la mode pour faire le bon choix.
Pour savoir qu’attendre d’un ERP, il faut savoir à quels besoins répondre, et à quels processus s’adapter. Si l’analyse des besoins de l’entreprise est une première étape obligée, elle ne saurait se faire correctement sans les experts des opérations à traiter dans le futur progiciel : les utilisateurs. Soit les opérationnels, et non leurs managers. Les utilisateurs sont en effet les mieux placés pour connaître finement les besoins et les pratiques opérationnelles.
Un conseil : désigner des utilisateurs clés dans chaque service qui porteront la voie et la vision des opérationnels. Ils offrent la garantie de définir la couverture fonctionnelle nécessaire, d’assurer que rien n’est omis, que les paramétrages seront adaptés aux pratiques. Ils jouent également un rôle crucial pour tester et valider les futures fonctionnalités.
Les besoins doivent correspondre à un usage réel de l’outil dans l’entreprise selon ses processus opérationnels et ses contraintes de production. C’est pourquoi le choix d’un ERP ne doit pas se faire selon une technologie ou un prix. Le risque, sinon, est de finir avec un ERP inadapté, trop complexe, avec de nombreuses fonctionnalités dont votre entreprise n’a pas besoin.
Seule l’évaluation des processus de l’entreprise compte. La capacité d’une solution à répondre précisément à ses besoins spécifiques reste ainsi le premier critère de sélection. C’est aussi l’occasion rare de mettre à plat son organisation, ses processus et ses méthodes de travail. L’analyse des besoins va aussi se pencher sur les solutions en place dans l’entreprise et déterminer que garder, que remplacer et qu’ajouter. Comme un ERP reste longtemps dans l’entreprise, il faut aussi penser à l’avenir : quels besoins aura votre TPE ou PME industrielle dans quelques années, et que devra prendre en charge l’ERP ?
Après l’analyse, vient la rédaction du cahier des charges. Document structurant, il entérine ce que l’existant prend déjà bien en charge, ce qu’il faut optimiser et ce qu’il faut ajouter. C’est aussi un outil de dialogue avec les éditeurs que vous consulterez, à qui il précise les processus clés de votre métier et de votre organisation et les éventuelles spécificités de votre activité.
Fixez également des objectifs à votre projet ERP - gains espérés, indicateurs attendus, réduction de coûts, de délai de commercialisation, d’optimisation de l’innovation, de conformité aux nouvelles réglementations et aux critères de nouveaux marchés, entre autres. Pensez aussi à des indicateurs de suivi de projet, notamment en termes de coûts, de délais, de ROI ciblé. Eux aussi servent de critères pour guider votre choix du bon ERP.
Dernier point, et non des moindres : définir le budget consacré à l’ERP avant de consulter le marché. Pour donner toutes les chances à votre projet ERP, le budget doit être réaliste et couvrir plus que la seule acquisition de la solution. Déploiement, formation des utilisateurs, contrat de maintenance pour pérenniser votre investissement : le budget doit inclure toutes les phases du projet. Une fois bien défini, il sert de critère de sélection supplémentaire pour cibler le bon ERP sur le marché.
Vous êtes prêt à interroger les éditeurs du marché, mais vous faites face à pléthore d’acteurs. Par où commencer ? Pour élaguer la recherche, il est utile de privilégier les petites solutions ERP verticalisées et conçue pour votre activité de production industrielle. Souvent pré-paramétrées et plus rapides à déployer, elles offrent déjà des fonctionnalités indispensables à vos opérations dans leur version standard. De plus, un ERP vertical s’accompagne d’interlocuteurs qui ont l’avantage d’être des spécialistes du secteur et de comprendre immédiatement vos problématiques.
La couverture fonctionnelle d’un ERP métier pour TPE industrielles offre des capacités pointues, propres à l’activité de production. Ainsi, en standard, sont déjà prévus, à titre d’exemple, la gestion des gammes et nomenclatures arborescentes multi-niveaux, la planification et l’ordonnancement (à capacité finie et infinie), le suivi d’atelier (temps homme et machines), le Calcul des Besoins Nets (CBN), la gestion des stocks (multi-magasins / multi-emplacements…) ou la qualité et la traçabilité matière. À l’inverse, une solution généraliste ne présentera pas de telles fonctionnalités et nécessitera des développements spécifiques onéreux qui, en plus, vont alourdir le passage à une nouvelle version ou la connectivité avec les autres modules déployés.
Votre étude du marché peut donc accélérer à partir du moment où vous visez la bonne catégorie : ERP vertical ou horizontal.
Pour faire une présélection de deux à trois ERP, procédez par élimination. L’ERP qui vous intéresse doit en effet répondre à votre cahier des charges, vous pouvez donc éliminer les autres. Outre les fonctionnalités, il est utile de prendre en compte les références clients de l’éditeur – la mention d’entreprises comme la vôtre rassure sur l’expertise métier du fournisseur – mais aussi la solidité de l’entreprise et sa longévité, preuves d’un éditeur fiable sur lequel compter à long terme pour la maintenance et les mises à jour.
Regarder également les services et la qualité de l’accompagnement qui donnent une idée de l’expertise et de l’efficacité du fournisseur pendant la phase d’implémentation. Une étape cruciale à laquelle le projet se joue, il faut donc bien l’anticiper. C’est pourquoi il ne faut pas hésiter à questionner les intégrateurs sur les possibilités de personnalisation et sur leur accompagnement dans le déploiement et le paramétrage de la solution. Il convient également de regarder les services qui assureront la pérennité de l’investissement ERP : maintenance, support et mises à jour.
Une fois deux à trois solutions sélectionnées, misez sur les démonstrations pour les départager et valider l’adéquation de vos besoins avec le logiciel.
Quant au prix, il doit être étudié au regard des bénéfices et des économies générées par l’ERP sur plusieurs années. Le plus petit prix n’est pas forcément le plus attractif, s’il correspond à une solution dont le ROI n’est pas assez rapide, ou dont le coût de possession deviendra trop lourd. Il faut donc bien évaluer les avantages budgétaires de la solution sur le long terme, et ne pas se précipiter sur la moins chère.
Devez-vous investir dans votre premier ERP ?
